Panująca epidemia COVID-19 wpływa na życie całego społeczeństwa. Szczególna odpowiedzialność spada w tych dniach na tych przedsiębiorców, którzy jednocześnie są pracodawcami.

Główną bolączką jest oczywiście zapewnienie środków na wypłatę wynagrodzeń i utrzymanie stanu zatrudnienia. W tym zakresie Tarcza antykryzysowa wprowadza możliwość uzyskania dofinansowania do wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne pracowników. W tym artykule skupimy się na kwestiach dotyczących wsparcia pracodawców, które znalazły się w tej ustawie, ale które nie są bezpośrednio związane z wynagrodzeniami.

Badania lekarskie pracowników na ułatwionych zasadach

Tarcza antykryzysowa zawiesiła obowiązek wykonywania badań okresowych, który wynikał z przepisów Kodeksu pracy. Badań tych nie trzeba wykonywać w czasie trwania stanu epidemii, jednak należy to zrobić w czasie nie dłuższym niż 60 dni od dnia jego odwołania. Nie dotyczy to badań wstępnych (czyli osób przyjmowanych do pracy) i kontrolnych (które są obowiązkowe, gdy pracownik wraca do pracy po spowodowanej chorobą nieobecności trwającej dłużej niż 30 dni). Można je jednak wykonać w innym trybie, a mianowicie w razie braku dostępności lekarza uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego (czyli lekarza medycyny pracy), badanie takie może przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie inny lekarz. Konsultacja może się odbyć za pośrednictwem systemów teleinformatycznych czy systemów łączności, czyli inaczej mówiąc nie musimy iść do lekarza osobiście – wystarczy spotkanie przez na przykład Skype’a czy innego komunikatora. Takie orzeczenie wydane przez innego lekarza straci moc po upływie 30 dni od dnia odwołania stanu epidemii. Wydane w tym trybie orzeczenie lekarskie trzeba włączyć do akt osobowych pracownika.

Jeżeli jakieś odrębne przepisy w zakresie badań lekarskich lub badań psychologicznych wymagają posiadania aktualnego orzeczenia lekarskiego albo psychologicznego, a jego ważność upłynęła po 7 marca 2020 r., orzeczenie to zachowuje swą ważność. Straci ją jednak po upływie 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Dotyczy to na przykład badania do celów sanitarno-epidemiologicznych (dawna książeczka sanepidowska).

Przedłużone zezwolenia na pracę dla cudzoziemców

W ramach Tarczy antykryzysowej przedłużono terminy ważności pozwolenia na pracę dla cudzoziemców. Ma to szczególne znaczenie w branżach, w których zatrudnieni są obcokrajowcy spoza Unii Europejskiej, czyli najczęściej z krajów Europy Wschodniej. Ta modyfikacja wynika z tego, że załatwienie spraw urzędowych w czasie trwania stanu epidemii jest utrudnione, a możliwości przemieszczania się między krajami mocno ograniczone.

Jeżeli zatem ostatni dzień ważności zezwolenia na pracę, przypada w okresie stanu epidemii, to ulega ono automatycznemu przedłużeniu. Straci ono swą ważność dopiero po upływie 30 dni od dnia odwołania tego stanu. Wydłużenie terminu ważności dotyczy również decyzji o przedłużeniu zezwolenia na pracę lub przedłużeniu zezwolenia na pracę sezonową. Pracownik będący cudzoziemcem może zatem legalnie pracować przez cały okres stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii.

Zmieniono również termin złożenia wniosku o przedłużenie zezwolenia na pracę. Ponieważ ustawa przedłużyła ważność zezwolenia, wniosek ten składamy nie wcześniej niż 90 dni przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę (jest on określony w tym zezwoleniu) – i to się nie zmieniło – i nie później niż w ostatnim dniu ważności przedłużonego okresu (czyli nie później niż 30 dni od dnia ustania stanu epidemii).

Handel w niedzielę znowu możliwy

W czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii (ten stan mamy obecnie) oraz w okresie 30 dni po ich odwołaniu ograniczony został zakaz handlu w niedzielę.

Zakaz ten został wprowadzony Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni i dotyczył placówek handlowych (czyli obiektów, w których jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności z nim związane, a w szczególności: sklepów, stoisk, straganów, hurtowni, składów węgla, składów materiałów budowlanych, domów towarowych, domów wysyłkowych, biur zbytu) – jeżeli w takiej placówce praca jest wykonywana przez pracowników lub osoby zatrudnione.

Od tego zakazu jest sporo wyjątków, na przykład nie dotyczył on placówek handlowych, w których handel prowadzi przedsiębiorca (będący osobą fizyczną) wyłącznie osobiście, we własnym imieniu i na własny rachunek, a także piekarni, cukierni i lodziarni, w których przeważająca działalność polega na handlu wyrobami piekarniczymi i cukierniczymi. Dla tych placówek Tarcza antykryzysowa niewiele zmienia. Natomiast przedsiębiorcy, których zakaz handlu w niedzielę i święta dotyczy, mogą skorzystać na jego złagodzeniu.

Ograniczenie zakazu oznacza, że w niedzielę (która nie jest jednocześnie świętem) można wykonywać czynności związane z handlem, polegające na rozładowywaniu, przyjmowaniu i ekspozycji towarów pierwszej potrzeby oraz powierzaniu pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywanie takich czynności.

Podkreślamy, że zwolnienie z zakazu handlu nie obowiązuje w niedziele, w które przypada święto – tak będzie na przykład 3 maja 2020 r. Tego dnia obowiązuje całkowity zakaz handlu.

Elastyczny czas pracy

Ta możliwość ma szczególne znaczenie dla pracodawców, którzy zmagają się nie tylko ze spadkiem obrotów w związku z panującą epidemią, lecz również z brakami kadrowymi, ponieważ ich pracownicy zachorowali albo muszą opiekować się dziećmi do lat 8.

Co istotne, zastosowanie opisanych poniżej opcji nie jest uzależnione od wielkości pracodawcy czy liczby zatrudnionych przez niego osób. Może z nich skorzystać nawet taki przedsiębiorca, który zatrudnia tylko jedną osobę.

O jakich rozwiązaniach mówimy? Otóż pracodawca, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie epidemii COVID-19 może:

• ograniczyć nieprzerwany odpoczynek dobowy pracownika do nie mniej niż 8 godzin (zamiast wymaganych w Kodeksie pracy co najmniej 11 godzin) i nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego do nie mniej niż 32 godzin (zamiast wymaganych w Kodeksie pracy co najmniej 35 godzin),
• zawrzeć z pracownikami porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin (możliwa jest zatem praca w systemie: 12 godzin pracy, 24 godziny wolne od pracy), w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy (podczas gdy normalnie Kodeks pracy pozwala co do zasady na stosowanie 1-miesięcznego okresu),
• zawrzeć z pracownikami porozumienie o mniej korzystnych warunkach zatrudnienia niż te, które wynikają z ich umów o pracę, jednak zakres tych zmian i czas ich obowiązywania musi być ustalony w tym porozumieniu (możliwe jest zatem obniżenie czasu pracy, obniżenie wynagrodzeń, zawieszenie wypłaty dodatków do pensji czy premii).

Czytaj także : Ewidencja czasu pracy - obowiązek każdego przedsiębiorcy

Jaki przedsiębiorca może wprowadzić elastyczny czas pracy?

Aby pracodawca mógł skorzystać z tej możliwości, musi spełnić dwa warunki.

Po pierwsze, musi u niego wystąpić spadek obrotów gospodarczych, czyli spadek sprzedaży towarów lub usług o co najmniej 15% (chodzi o spadek pod względem ilości lub wartości). Ten spadek obrotów musi też wystąpić w konkretnym czasie. Bierzemy dwa dowolne miesiące kalendarzowe tego roku (przypadające od 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego złożenie wniosku), następnie ustalamy, jaki mieliśmy w nich obrót, i porównujemy z tymi samymi miesiącami kalendarzowymi poprzedniego roku. Obliczenie spadku obrotów w ten sposób będzie możliwe tylko u tych pracodawców, którzy prowadzą swą działalność dłużej niż rok. Tylko oni bowiem będą mieli do czego porównać aktualne obroty.

Innym sposobem ustalenia spadku obrotów jest porównanie jednego miesiąca do miesiąca poprzedniego, jednak spadek obrotów musi wynieść wówczas co najmniej 25% (również pod względem ilościowym lub wartościowym). W tym wariancie bierzemy pod uwagę jeden wybrany miesiąc kalendarzowy (między 1 stycznia 2020 r. a dniem poprzedzającym złożenie wniosku), ustalamy obrót za ten miesiąc i porównujemy go do poprzedniego miesiąca kalendarzowego. Czyli na przykład sprawdzamy, czy w lutym osiągnęliśmy mniejszy obrót niż w styczniu, w marcu – mniejszy niż w lutym, w kwietniu – mniejszy niż w marcu. Jeśli spadek obrotów wynosi co najmniej 25% (i drugi warunek, o którym mowa niżej, również został spełniony), można zastosować zmiany w czasie pracy pracowników.

W przypadku, gdy okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego (czyli w innym dniu niż pierwszy dzień miesiąca), za miesiąc uważa się 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych.

Po drugie, choć to wsparcie nie wiąże się z dofinansowaniem ze środków publicznych, pracodawca nie może zalegać w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 r. (czyli według stanu z 30 września 2019 r.).

Jak zawrzeć porozumienie z pracownikami?

Do zmiany czasu pracy na bardziej elastyczny i odpowiadający aktualnym „epidemicznym” warunkom konieczne jest zawarcie porozumienia z pracownikami.

Porozumienie to powinno zostać zawarte między pracodawcą a związkami zawodowymi, a jeśli takich związków w firmie nie ma, to z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeżeli w przedsiębiorstwie nie działa zakładowa organizacja związkowa, a z powodu COVID-19 nastąpiły trudności w przeprowadzeniu wyborów przedstawicieli pracowników, to porozumienie może być zawarte z przedstawicielami, których pracownicy wybrali wcześniej do innych celów przewidzianych przepisami prawa pracy.

Kopię takiego porozumienia pracodawca ma obowiązek przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia.

Zastrzeżenie

Cel niniejszych materiałów jest wyłącznie informacyjny. Mają one charakter edukacyjny i ogólny. W żadnym wypadku nie należy ich traktować jak indywidualnej porady prawnej. Grupa Eurocash zastrzega sobie prawo do zmiany ich treści, w szczególności w sytuacji zmiany prawa, orzecznictwa oraz praktyki organów administracji.

Opublikowano 29.04.2020