Faktura VAT - kiedy jest ważna?

Faktura VAT - kiedy jest ważna?

Podatek VAT, liczony od towarów i usług, należy do podatków pośrednich. Nie płaci się go bowiem osobno w urzędzie skarbowym, ale w trakcie kupna danego towaru czy usługi. Jest wliczony w cenę. Finalnie natomiast zasila budżet państwa. Faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym transakcję w ten sposób opodatkowaną. Brak faktury uniemożliwia odliczenie podatku. Błędy w fakturach VAT mogą z kolei spowodować poważne straty i kary finansowe.

1. Dane i informacje w fakturze VAT – co powinna się na niej znaleźć?

Faktura VAT to szczególny rodzaj rachunku wystawiany przez płatników VAT, posiadających numer identyfikacji podatkowej. Powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach i zawierać:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny fakturę identyfikuje oraz opis FAKTURA VAT. W przypadku małych podatników, zamiast oznaczenia "FAKTURA VAT" należy zastosować oznaczenie "FAKTURA VAT-MP" oraz dodać termin płatności kwoty określonej w fakturze.
  • numer identyfikacji podatkowej nabywcy i sprzedawcy;
  • imiona i nazwiska lub nazwy obu stron transakcji, czyli sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi;
  • nazwę towaru lub usługi; • miarę lub liczbę sprzedanych towarów albo zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową netto, czyli bez kwoty podatku; 
  • wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
  • stawkę i wartość podatku; 
  • cenę brutto, czyli po doliczeniu opodatkowania;
  • całkowitą kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Faktura VAT musi być wprowadzona do obrotu prawnego, czyli przekazana adresatowi. Każda strona transakcji powinna mieć swój egzemplarz.

2. Prawidłowa stawka podatku VAT w fakturze

Warto nie tylko orientować się na bieżąco w obowiązujących stawkach podatku VAT, ale i monitorować ewentualne zmiany. Pozwoli to uniknąć przypisania danemu towarowi, czy usłudze nieprawidłowej stawki. Podstawowa stawka to 23%, ale dla niektórych towarów i usług przewidziano też stawki obniżone - 8% oraz 5%:

  • stawka 8% dotyczy, między innymi, części produktów żywnościowych, usług związanych z rolnictwem, leśnictwem, usuwaniem odpadów, wstępem na imprezy sportowe, a także importu dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków;
  • stawka 5% obejmuje niektóre produkty żywnościowe, a także książki na wszystkich nośnikach i czasopisma.

Wspomniane na wstępie monitorowanie zmian jest jednak konieczne, ponieważ łatwo popełnić taki błąd, jaki popełnia jadący na pamięć kierowca. W tym roku niektóre stawki podatku VAT uległy zmianie.

Na przykład w marcu 2019[1] polski rząd zatwierdził obniżenie do 5% stawki VAT na owoce tropikalne i cytrusowe (objęte dotąd stawką 8%), pieczywo wszelkiego rodzaju oraz ciastka (dotąd wysokość stawki zależała od minimalnej daty trwałości lub terminu przydatności i sięgała nawet 23%), czy żywność dla niemowląt i małych dzieci, a także smoczki, pieluszki oraz foteliki samochodowe (dotąd 8%).

Z kolei wyższy VAT nałożono na niektóre przyprawy - szafran, kurkumę i kmin – teraz 8% (poprzednio 5%), owoce morza: kraby, langusty, krewetki, ostrygi, małże, ślimaki, a także kawior, ich przetwory oraz dania sprzedawane w placówkach gastronomicznych, których składnikiem są te produkty – teraz objęte stawką 23% (poprzednio 5%). Wyższym podatkiem VAT objęto też lód do celów spożywczych – to  23% (poprzednio 5%).

Przeczytaj również Jak zarządzać asortymentem w sklepie spożywczym?

3. Błędy i korekta faktur VAT

Ważne jest przestrzeganie wszystkich zasad formalnych, dotyczących faktury VAT, jednak prawodawca dzieli błędy na te większej i mniejszej wagi.

Te poważne, które unieważniają fakturę, a także mogą za sobą pociągnąć konsekwencje natury finansowej, to miedzy innymi brak w fakturze VAT jednostek miary towaru, jego ilości i ceny jednostkowej czy kwoty należności ogółem z podatkiem i bez podatku. Przykładowo, poważnym błędem jest podanie wartości brutto sprzedanych towarów z pominięciem ich wartości netto. Inaczej mówiąc, faktura jest nieważna, kiedy błąd uniemożliwia sprawdzenie, czy wysokość podatku została ustalona prawidłowo.

Błędy mniejszej wagi nie mają wpływu na to, czy faktura jest ważna. Należą do nich pomyłki w numerze NIP czy brak daty wystawienia dokumentu.

Z oryginalnej faktury nie można już usunąć błędów. Poprawienie jej polega na wystawieniu faktury korygującej, którą należy dołączyć do oryginału. Warto więc nawet kilka razy sprawdzić fakturę, zanim się ją wydrukuje czy zachowa w formie elektronicznej, bo i taka jest możliwa.

4. Podpisy uczestników transakcji na fakturze VAT

Brak podpisu na fakturze nie jest błędem formalnym, ale może okazać się kłopotliwy w sytuacji, kiedy jeden z uczestników transakcji będzie z niej niezadowolony. Jeśli bowiem dojdzie do rozprawy sądowej, np. z powodu braku płatności za towar, podpis na fakturze ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Podpis i pieczątka nabywcy na nieopłaconej fakturze jest dla sądu potwierdzeniem transakcji i tym samym oznacza najczęściej wydanie nakazu zapłaty. Nie znaczy to, że niepodpisany dokument jest nieważny. Dochodzenie swoich praw wymaga jednak od sprzedającego znacznie więcej czasu i cierpliwości – niezbędne jest przesłuchanie stron, powołanie świadków, czyli cała procedura trwa znacznie dłużej.

Warto przeczytać: Niski ZUS - wielkie nadzieje dla nowych firm i mikroprzedsiębiorców

Trzeba przez cały czas mieć w pamięci, że wszystko, co dotyczy naszej działalności gospodarczej musi być właściwie i poprawnie udokumentowane. Im dokładniej wypełniona i sprawdzona faktura VAT, tym mniejsza możliwość przeoczenia, które ją unieważni albo, jak w przypadku braku podpisu i pieczątki, utrudni odzyskanie własnych pieniędzy od dłużnika.


Jak poradzić sobie z trudnym klientem?
Jak poradzić sobie z trudnym klientem?
08-04-2019

Każdy z nas ma lepszy i gorszy dzień. Wszystkim nam zdarzają się też sytuacje, które podnoszą nam ciśnienie szybciej niż poranna kawa. Szczególnie o nie łatwo pracując w obsłudze klienta. Praktycznie każdego dnia może zdarzyć się sytuacja, w której niezadowolony klient narzeka, że zabrakło jego ulub...

Czytaj więcej →
Top 4 trendy konsumenckie, które warto znać w 2022 roku
Top 4 trendy konsumenckie, które warto znać w 2022 roku
03-02-2022

Styl życia i nawyki konsumenckie Polaków na przestrzeni ubiegłego roku uległy zmianom, na które branża handlowa musi odpowiedzieć. Relacja konsument-przedsiębiorca wymaga ciągłej obserwacji oraz reakcji na nowe potrzeby i oczekiwania klienta. Warto uważnie śledzić wszystkie zmiany i być świadomym no...

Czytaj więcej →
Urban garden, czyli ogród w wielkim mieście – sposób na samozaopatrzenie lub biznes?
Urban garden, czyli ogród w wielkim mieście – sposób na samozaopatrzenie lub biznes?
14-10-2020

Sklep z własnym ogrodem na dachu? Owoce i warzywa zebrane o poranku, które pachną świeżością, prosto ze sklepowej uprawy? To już nie marzenie, ale rzeczywistość w wielu miastach Urban garden, czyli miejski ogród, staje się coraz większą atrakcją dla wszystkich umęczonych widokiem wszechobecnego b...

Czytaj więcej →

Chcesz wiedzieć więcej?

×

Witaj!
Chcesz być na bieżąco?

Zostaw adres mailowy, raz w miesiącu będziemy Cię informować co nowego słychać w świecie handlu!

Uzupełnienie powyższego pola stanowi zgodę na otrzymywanie od Eurocash S.A. z siedzibą w Komornikach newslettera zawierającego treści marketingowe dotyczące Eurocash S.A. oraz spółek z Grupy Kapitałowej Eurocash.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Eurocash S.A. z siedzibą w Komornikach, ul. Wiśniowa 11, 62-052 Komorniki. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu wysyłki newslettera, a także w celach marketingowych, w tym poprzez profilowanie, a także w celach statystycznych i analitycznych administratora.W razie wyrażenia stosownej zgody Pani/Pana dane będą przetwarzane także w celu kierowania do Pani/Panna treści marketingowych w wybranej formie. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym o przysługujących Pani/Panu prawach, znajduje się w Polityce Prywatności.

Zgodę można wycofać w każdym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Zgodę mogę odwołać poprzez wiadomość na adres: Marketing.Grupy@eurocash.pl