Podatek VAT, liczony od towarów i usług, należy do podatków pośrednich. Nie płaci się go bowiem osobno w urzędzie skarbowym, ale w trakcie kupna danego towaru czy usługi. Jest wliczony w cenę. Finalnie natomiast zasila budżet państwa. Faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym transakcję w ten sposób opodatkowaną. Brak faktury uniemożliwia odliczenie podatku. Błędy w fakturach VAT mogą z kolei spowodować poważne straty i kary finansowe.

1. Dane i informacje w fakturze VAT – co powinna się na niej znaleźć?

Faktura VAT to szczególny rodzaj rachunku wystawiany przez płatników VAT, posiadających numer identyfikacji podatkowej. Powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach i zawierać:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny fakturę identyfikuje oraz opis FAKTURA VAT. W przypadku małych podatników, zamiast oznaczenia "FAKTURA VAT" należy zastosować oznaczenie "FAKTURA VAT-MP" oraz dodać termin płatności kwoty określonej w fakturze.
• numer identyfikacji podatkowej nabywcy i sprzedawcy;
• imiona i nazwiska lub nazwy obu stron transakcji, czyli sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi;
• nazwę towaru lub usługi; • miarę lub liczbę sprzedanych towarów albo zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową netto, czyli bez kwoty podatku;
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
• stawkę i wartość podatku;
• cenę brutto, czyli po doliczeniu opodatkowania;
• całkowitą kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Faktura VAT musi być wprowadzona do obrotu prawnego, czyli przekazana adresatowi. Każda strona transakcji powinna mieć swój egzemplarz.

2. Prawidłowa stawka podatku VAT w fakturze

Warto nie tylko orientować się na bieżąco w obowiązujących stawkach podatku VAT, ale i monitorować ewentualne zmiany. Pozwoli to uniknąć przypisania danemu towarowi, czy usłudze nieprawidłowej stawki. Podstawowa stawka to 23%, ale dla niektórych towarów i usług przewidziano też stawki obniżone - 8% oraz 5%:

• stawka 8% dotyczy, między innymi, części produktów żywnościowych, usług związanych z rolnictwem, leśnictwem, usuwaniem odpadów, wstępem na imprezy sportowe, a także importu dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków;
• stawka 5% obejmuje niektóre produkty żywnościowe, a także książki na wszystkich nośnikach i czasopisma.

Wspomniane na wstępie monitorowanie zmian jest jednak konieczne, ponieważ łatwo popełnić taki błąd, jaki popełnia jadący na pamięć kierowca. W tym roku niektóre stawki podatku VAT uległy zmianie.

Na przykład w marcu 2019[1] polski rząd zatwierdził obniżenie do 5% stawki VAT na owoce tropikalne i cytrusowe (objęte dotąd stawką 8%), pieczywo wszelkiego rodzaju oraz ciastka (dotąd wysokość stawki zależała od minimalnej daty trwałości lub terminu przydatności i sięgała nawet 23%), czy żywność dla niemowląt i małych dzieci, a także smoczki, pieluszki oraz foteliki samochodowe (dotąd 8%).

Z kolei wyższy VAT nałożono na niektóre przyprawy - szafran, kurkumę i kmin – teraz 8% (poprzednio 5%), owoce morza: kraby, langusty, krewetki, ostrygi, małże, ślimaki, a także kawior, ich przetwory oraz dania sprzedawane w placówkach gastronomicznych, których składnikiem są te produkty – teraz objęte stawką 23% (poprzednio 5%). Wyższym podatkiem VAT objęto też lód do celów spożywczych – to  23% (poprzednio 5%).

Przeczytaj również Jak zarządzać asortymentem w sklepie spożywczym?

3. Błędy i korekta faktur VAT

Ważne jest przestrzeganie wszystkich zasad formalnych, dotyczących faktury VAT, jednak prawodawca dzieli błędy na te większej i mniejszej wagi.

Te poważne, które unieważniają fakturę, a także mogą za sobą pociągnąć konsekwencje natury finansowej, to miedzy innymi brak w fakturze VAT jednostek miary towaru, jego ilości i ceny jednostkowej czy kwoty należności ogółem z podatkiem i bez podatku. Przykładowo, poważnym błędem jest podanie wartości brutto sprzedanych towarów z pominięciem ich wartości netto. Inaczej mówiąc, faktura jest nieważna, kiedy błąd uniemożliwia sprawdzenie, czy wysokość podatku została ustalona prawidłowo.

Błędy mniejszej wagi nie mają wpływu na to, czy faktura jest ważna. Należą do nich pomyłki w numerze NIP czy brak daty wystawienia dokumentu.

Z oryginalnej faktury nie można już usunąć błędów. Poprawienie jej polega na wystawieniu faktury korygującej, którą należy dołączyć do oryginału. Warto więc nawet kilka razy sprawdzić fakturę, zanim się ją wydrukuje czy zachowa w formie elektronicznej, bo i taka jest możliwa.

4. Podpisy uczestników transakcji na fakturze VAT

Brak podpisu na fakturze nie jest błędem formalnym, ale może okazać się kłopotliwy w sytuacji, kiedy jeden z uczestników transakcji będzie z niej niezadowolony. Jeśli bowiem dojdzie do rozprawy sądowej, np. z powodu braku płatności za towar, podpis na fakturze ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Podpis i pieczątka nabywcy na nieopłaconej fakturze jest dla sądu potwierdzeniem transakcji i tym samym oznacza najczęściej wydanie nakazu zapłaty. Nie znaczy to, że niepodpisany dokument jest nieważny. Dochodzenie swoich praw wymaga jednak od sprzedającego znacznie więcej czasu i cierpliwości – niezbędne jest przesłuchanie stron, powołanie świadków, czyli cała procedura trwa znacznie dłużej.

Warto przeczytać: Niski ZUS - wielkie nadzieje dla nowych firm i mikroprzedsiębiorców

Trzeba przez cały czas mieć w pamięci, że wszystko, co dotyczy naszej działalności gospodarczej musi być właściwie i poprawnie udokumentowane. Im dokładniej wypełniona i sprawdzona faktura VAT, tym mniejsza możliwość przeoczenia, które ją unieważni albo, jak w przypadku braku podpisu i pieczątki, utrudni odzyskanie własnych pieniędzy od dłużnika.

[1] https://www.pit.pl/aktualnosci/na-co-wyzszy-vat-a-na-co-nizsza-stawka-podatku-949691