Informacja w handlu stanowi coraz cięższą wagę. Klienci oczekują pełnej informacjio produkcie – składzie, pochodzeniu, informacji o formach płatności, możliwościach dostawy, wszystko po to, by podjąć właściwą decyzję zakupową.

Jak zatem odnaleźć się w gąszczu informacji i sprawnie zarządzać całym zasobem informacyjnym? Czy można wspomagać doświadczenia zakupowe poprzez efektywne zarządzanie informacją produktową?

Zarządzanie informacją produktową

Polscy przedsiębiorcy najczęściej korzystają z Excela, różnego rodzaju baz danych. Nierzadko również informacje o produktach znajdują się jedynie w głowach pracowników, którzy wiedzą, gdzie znajdują się jakieś dane lub w jaki sposób opisać produkt. Profesjonale systemy zarządzania informacją produktową w firmach to nadal rzadkość. Tak brzmią główne wnioski z badania e-point i PMR „Jak producenci zarządzają informacją produktową” zrealizowanego 2019 roku. [1]

Badani wskazywali również na problemy z rozproszeniem informacji oraz na żmudny i czasochłonny proces aktualizacji danych. Przedsiębiorcy starają się zaradzać tym trudnościom poprzez opracowywanie kolejnych procedur i przypisywanie odpowiedzialności za zarządzanie danymi produktowymi konkretnym pracownikom np. ze sprzedaży lub marketingu. Wraz ze wzrostem liczby zatrudnionych, rozszerzeniem oferty i kanałów sprzedaży dochodzą nowe narzędzia i procedury, w ten sposób powstają złożone konglomeraty. Kiedy „obsłużenie” rozbudowanych struktur staje się zbyt uciążliwe, wówczas niektóre przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie profesjonalnych systemów PIM.[2]

Co to jest PIM?

PIM, czyli z ang. Product Information Management to w tłumaczeniu na język polski zarządzanie informacjami o produkcie. PIM obejmuje proces przetwarzania wszystkich niezbędnych danych wykorzystywanych przy wprowadzeniu produktów na rynek oraz ich sprzedaży. PIM to narzędzie, program pozwalający zarządzać informacją o wszystkich produktach posiadanych w asortymencie sklepu, to swego rodzaju centrala, interaktywna baza produktów.

Jakimi informacjami o produkcie należy zarządzać?

Mamy do czynienia z wieloma danymi dotyczącymi jednego produktu, które pojawiają się na różnych etapach jego cyklu życia. Ważne jest, aby odpowiednio zebrać, skatalogować zarówno przychodzące, jak i wychodzące dane o produkcie.

Mówimy tu m.in. o:

• Informacjach o produkcie/SKU – nazwy, tytuły, opisy
• Specyfikacji produktu – kategorie, rodzaje, odmiany, etykiety
• Informacjach technicznych – pomiary, składniki, terminy ważności
• Zasobach multimedialnych – zdjęcia, filmy
• Zasobach marketingowych – dane marketingowe, promocyjne, słowa klucze
• Informacjach sprzedażowych – ceny, referencje, opinie klientów
• Danych dostawcy i producenta – arkusze kalkulacyjne, certyfikaty[3]

PIM pomaga uporządkować wiedzę o produkcie, tak by była ona łatwo dostępna dla poszczególnych pracowników i przydatna na danych etapach cyklu życia produktu.

Czytaj też: Jak komunikować ceny? Pricing i strategie cenowe - lekcja obowiązkowa

Systemy, narzędzia PIM

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania informacją produktową. Specjalne systemy są tak skonstruowane, aby odpowiednio konsolidować i zarządzać całą bazą produktową w jednym miejscu. Producenci często oferują również rozwiązania chmurowe specjalnie dedykowane do przechowywania mnogości danych.

Niezależnie od logo i autora systemu głównym celem jest stworzenie centralnej bazy, biblioteki produktów, która pomoże ustandaryzować wszystkie informacje o produktach, tak by mogły korzystać z nich wszystkie zaangażowane w proces osoby z przedsiębiorstwa.

Kiedy i dlaczego warto sięgnąć po system PIM?

Najprostsza odpowiedź: zawsze wtedy, kiedy posiadasz dużo produktów w swoim sklepie. PIM scentralizuje i skategoryzuje wszystkie dane o produktach, pomoże wzbogacić ich opisy i specyfikacje. Umożliwi śledzenie sprzedaży i stanu asortymentu. Ułatwi zarządzanie relacjami pomiędzy produktami.

Narzędzia zarządzania informacją produktową szczególnie zalecane są przy poszerzaniu sprzedaży o kolejny kanał, łączeniu sprzedaży offline i online. PIM integruje dane do wszystkich kanałów sprzedaży, umożliwia wybór informacji, które chcemy udostępniać w danym kanale, dzięki temu można stosować różną politykę cenową czy rabatową. PIM ułatwia sprawnie zarządzanie sprzedażą omnichannelową.

PIM okazuje się również niezwykle pomocny w sytuacji, kiedy chcemy wprowadzić do sprzedaży dużą ilość nowych produktów.  Jest to możliwe, nawet jeśli nowy asortyment różni się standardami z dotychczasowym. Wykorzystanie procesów mapowani umożliwia standaryzację i synchronizację wszystkich produktów. Funkcja ta jest przydatna, kiedy wprowadzane do sprzedaży produkty pochodzą od nowego producenta, a chcemy zachować integralność z obecnym asortymentem.[4]

System PIM nie tylko umożliwia logicznie i efektywnie zarządzanie asortymentem, zwiększa wydajność i pozwala zaoszczędzić czas. Wykorzystanie narzędzi do zarządzania informacją produktową poprawiają również jakość gromadzenia danych i kontrolowanie produktów.

Warto przeczytać: Kogo obowiązuje kasa fiskalna i na jakich zasadach?

[1] https://www.portalspozywczy.pl/technologie/wiadomosci/jak-polscy-producenci-zarzadzaja-informacja-produktowa,179833.html

[2] https://www.portalspozywczy.pl/technologie/wiadomosci/jak-polscy-producenci-zarzadzaja-informacja-produktowa,179833.html

[3] https://www.sprzedaz-24.pl/artykul/e-technologie,pim-czyli-crm-dla-produktow

[4] https://ewp.pl/artykuly/zarzadzanie-informacja-produktowa-jako-wazny-element-przeniesienia-biznesu-online/