Kogo obowiązuje kasa fiskalna i na jakich zasadach?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej nie jest niczym nowym. Przybywa natomiast grup przedsiębiorców, którzy mają ustawowy obowiązek jej posiadania. Rolą kasy fiskalnej jest rejestrowanie sprzedaży towarów oraz usług tak, aby uszczelnić system i zwiększyć wpływy do budżetu państwa. W tym roku wprowadzono kolejne zmiany w ustawie mające poprawić ewidencjonowanie sprzedaży. Sprawdźmy więc, kto ma obowiązek posiadania urządzenia i jakie musi spełniać inne warunki związane z jego użytkowaniem, aby prowadzić działalność zgodnie z prawem.

Kasa fiskalna: od jakiej kwoty jest obowiązkowa? Kto jeszcze musi mieć kasę fiskalną?

Kto musi mieć kasę fiskalną? Dokumentowanie transakcji na podstawie kasy fiskalnej dotyczy przede wszystkim sprzedaży dla osób prywatnych, a także rolników. Warunkiem jej posiadania przekroczenie ustawowego limitu transakcji. Obecnie limit do kasy fiskalnej wynosi  20 tys. zł rocznie. Zwolnienie z obowiązku i limit wydatku nie będzie jednak obowiązywał, jeśli nasz sklep zajmuje się sprzedażą towarów i usług, które objęte są bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania. Są to m.in. wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, a od 2025 r. — także elektroniczne papierosy.  

Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa dla właścicieli sklepów spożywczych — podsumowanie

Rejestrowanie transakcji przy pomocy kasy fiskalnej jest obowiązkiem właścicieli sklepów, w których roczne obroty (wartość sprzedaży) przekroczą 20 tys. zł (co ważne - limit ten dotyczy wyłącznie kwoty sprzedaży na rzecz konsumentów). Kasa fiskalna będzie obowiązkowa także w przypadku placówek, które sprzedają produkty nieobjęte zwolnieniem wskazanym w Rozporządzeniu w sprawie zwolnień z kasy fiskalnej.

Zwolnienie z kasy fiskalnej: kiedy nie przysługuje? Są przypadki, kiedy nie można skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Dotyczy to placówek sprzedających towary z akcyzą takich jak wyroby tytoniowe czy napoje alkoholowe.

Obowiązek kasy fiskalnej: co należy zrobić?

Jeśli okaże się, że podlegamy obowiązkowi wdrożenia kasy fiskalnej w naszym sklepie, to wówczas w pierwszej kolejności kluczowy jest wybór sprawdzonego dostawcy urządzenia, którego kasy mają wymagane prawem zezwolenia. Ile kosztuje kasa fiskalna? Koszt kasy fiskalnej zależy m.in. od wielkości kasy, możliwości jej rozbudowy czy dodatkowych funkcji takich jak np. możliwość wydrukowania logotypu na paragonie, czy wrzutowy system wymiany papieru. Najtańsza kasa fiskalna to wydatek rzędu 800 - 900 zł. Jeśli nie możesz pozwolić sobie na jednorazowy zakup kasy, rozważ rozłożenie płatności na raty. W przypadku wielu punktów handlowych jest to możliwe.

Kolejny krok to fiskalizacja i zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego, którego dokonać może tylko i wyłącznie uprawniony serwis. Jest to czynność jednorazowa i często można ją przeprowadzić w punkcie sprzedającym kasy. Wybierając najbardziej odpowiednie urządzenie, warto poszukać takiego właśnie producenta czy sprzedawcy, który gwarantuje usługę fiskalizacji i później serwisowania sprzętu. Trzeba też pamiętać, że kasę należy wymieniać raz na pięć lat.

Zobacz też: Ewidencja czasu pracy pracownika - obowiązek każdego przedsiębiorcy

Przegląd kasy fiskalnej

Co ile czasu konieczny jest przegląd kasy fiskalnej? Jak wynika z zapisów Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, obowiązkowy przegląd techniczny kasy należy dokonywać nie rzadziej niż co 2 lata. Ile kosztuje przegląd kasy fiskalnej? W zależności od regionu przegląd kasy fiskalnej przegląd kasy fiskalnej to wydatek rzędu od 200 do 450 zł.  

Archiwizacja kopii paragonów fiskalnych

Kolejny obowiązek, jaki ustawa nakłada na przedsiębiorców, to proces archiwizacji kopii paragonów fiskalnych. Sprzedawca ma obowiązek ich przez 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym został on wydrukowany. Sposób przechowywania dokumentów zależy od modelu wybranego przez nas urządzenia. Na tym nie koniec. Przedsiębiorca musi także drukować i przechowywać raporty z całego dnia sprzedaży, tzw. raport dobowy oraz miesięczny, który należy wystawić po zakończeniu miesiąca, w którym odbywała się sprzedaż – najpóźniej do 25-tego dnia następnego miesiąca.

Zobacz też: Faktura Vat - kiedy jest ważna

Kasy fiskalne online: Zmiany w 2019 roku

Kasy fiskalne dostępne w Polsce oferują trzy rodzaje przechowywania danych: papierową, elektroniczną i online. Od 1 maja 2019 roku weszły w życie nowe przepisy, które systematycznie będą wycofywać z obiegu urządzenia dające elektroniczne oraz papierowe kopie na rzecz kas online. Pochodzące z nich dane będą spływać bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas. Ci przedsiębiorcy, którzy będą posługiwać się kasą online, zostaną zwolnieni z obowiązku tworzenia raportów dobowych.

Zgodnie z nowymi przepisami, od 31 lipca należy zmienić oznaczenia literowe dla stawek VAT w kasach rejestrujących. Obowiązek dotyczy wprowadzenia oznakowania tylko dla używanych w placówce stawek VAT.

Zwrot za kasę fiskalną

Zakup kasy fiskalnej to duży wydatek Na szczęście jej koszt można częściowo wliczyć w koszty działalności. Kupując nową kasę fiskalną, można odliczyć od podatku kwotę, jaką wydaliśmy na jej zakup. Ulga na zakup kasy fiskalnej nie może być jednak większa niż 90 proc. ceny netto kasy, a jednocześnie nie może wynosić więcej niż 700 zł.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Trzeba pamiętać, że każdy przedsiębiorca, który znajduje się w grupie podmiotów objętych ustawowym obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej i wydawania paragonów jako potwierdzenia sprzedaży, może otrzymać mandat skarbowy albo grzywnę za niewłaściwe funkcjonowanie urządzenia lub jego brak.

Najważniejsze zasady związane z użytkowaniem kasy fiskalnej[1]:

• rejestruj każdą sprzedaż i drukuj właściwy dla niej paragon fiskalny lub fakturę VAT,

• wydawaj kupującemu oryginał wydrukowanego paragonu,

• sporządzaj raport dobowy i miesięczny,

• raz na 2 lata wykonaj obowiązkowy przegląd techniczny  urządzenia,

• drukuj wszystkie emitowane przez kasę dokumenty i ich kopie na taśmie papierowej z rolki,

• przechowuj kopie dokumentów kasowych przez 5 lat,

• trwale nanieść na obudowę kasy jej numer ewidencyjny nadany przez naczelnika urzędu skarbowego,

• rejestruj wszystkie serwisy kasy.

Kara za brak kasy fiskalnej

Czy sprzedaż bez kasy fiskalnej może skutkować karami finansowymi? Tak. Jeśli detalista podlega obowiązkowi rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej, jednak nie będzie używał urządzenia, musi liczyć się z koniecznością zapłacenia grzywny. Jak wskazują zapisy Kodeksu Karnego Skarbowego, brak kasy fiskalnej jest równoznaczny z nieprowadzeniem księgi ewidencyjnej. Za taki czyn grozi grzywna w wysokości 240 stawek dziennych.

[1] Źródło: Strefa Biznesu, Marta Serafin doradca podatkowy: https://strefabiznesu.pl/nowe-prawo-2019-r-kasy-fiskalne-do-31-lipca-2019-r-zmien-oznaczenia-w-kasach-rejestrujacych-a-co-z-wymiana-kas-na-kasy-online/ar/c3-14216593

Zobacz też: Inwentaryzacja w sklepie - o co zadbać przed końcem roku?