Prowadzenie ewidencji czasu pracy należy do obowiązków pracodawcy, a w 2019 roku zmieniono i rozszerzono przepisy dotyczące prowadzenia kart pracy. Dość istotna zmiana to także wydłużenie okresu, przez który pracodawcy zobowiązani są przechowywać dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy.
Obowiązek ewidencji czasu pracy
Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników dotyczy wszystkich pracodawców, a więc obejmuje zarówno sklepy wielkopowierzchniowe, jak i właścicieli sklepów niezależnych. Wszyscy pracodawcy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji czasu pracy, w tym kart pracy, ewidencji urlopów, miesięcznej karty ewidencji czasu pracy pracownika, rocznej ewidencji czasu pracy, list płac oraz list obecności. Warto przy tym pamiętać, że każdy pracownik ma prawo do wglądu w ewidencję swojego czasu pracy.
Pracodawcy muszą założyć i prowadzić osobne karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika w odniesieniu do każdej poszczególnej doby. To szczególnie istotne w przypadku sklepów oraz punktów handlowych, w których praca odbywa się na różne zmiany, także w weekendy, a nawet dni świąteczne, bo musimy mieć świadomość tego, że wszystko to podlega ewidencjonowaniu. Każdej zatrudnionej osobie przypada indywidualna karta czasu pracy, w której odnotowywane są jego obecności, nieobecności oraz liczba przepracowanych godzin. Ewidencja czasu pracy dotyczy też wszystkich nieobecności w pracy - usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych, urlopów, dyżurów, a także zwolnień z pracy.
Zajrzyj: Niski ZUS - wielkie nadzieje dla nowych firm i mikroprzedsiębiorców
Pracodawcy mają z kolei dużą dowolność w zakresie prowadzenia list obecności, które mogą być zarówno drukowane, jak i elektroniczne. Wybór zależy wyłącznie od indywidualnych preferencji. Można prowadzić standardowe drukowane listy obecności, albo zamontować czytniki linii papilarnych rejestrujące przyjścia i wyjścia pracowników, karty zbliżeniowe, itd.
Co grozi za nieewidencjonowanie czasu pracy?
Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, do której zalicza się ewidencja czasu pracy, musi liczyć się z tym, że jest to kwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone nawet karą grzywny w kwocie od 1.000 zł do 30.000 zł.
Kogo nie dotyczy ewidencja czasu pracy?
Zgodnie z kodeksem pracy ewidencja nie odnosi się do trzech grup pracowników:
- Osób, które zostały objęte systemem zadaniowego czasu pracy.
- Pracowników, którzy w imieniu pracodawcy zarządzają zakładem pracy.
- Osób, które otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe albo pracę w nocy.
Jak powinny wyglądać karty pracy?
W zakresie stworzenia karty pracy pracownika istnieje duża dowolność, bo nie obowiązuje żaden odgórnie narzucony wzór. Karta pracy musi mieć formę imienną, a powinna zawierać takie dane, jak:
- Przepracowane godziny w dni powszednie, w soboty, niedziele i święta, również w nocy, w ramach godzin nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy zgodnie z harmonogramem 5-dniowego tygodnia pracy.
- Dyżury.
- Dni urlopowe.
- Nieobecności oraz zwolnienia z pracy.
- Czas pracy osób młodocianych, które coraz częściej zatrudniane są w placówkach handlowych.
Co dołączyć do karty ewidencji pracy?
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują regulacje rozszerzające zakres dokumentacji, która powinna zawierać również wnioski, dokumenty i zgody.
Wnioski pracownika w zakresie:
- Udzielania zwolnień od pracy w celu załatwienia spraw osobistych.
- Korzystania ze zwolnienia od pracy w sytuacji, gdy pod opieką pracownika znajduje się dziecko w wieku do 14 lat.
- Uzgodnienia indywidualnego harmonogramu czasu pracy.
- Zastosowania systemu skróconego tygodnia pracy.
- Stosowania systemu czasu pracy obejmującego jedynie piątki, soboty, niedziele oraz święta, co ma bardzo często miejsce w przypadku zatrudnianych w handlu studentów.
- Akceptacji grafiku, zgodnie z którym osoba zatrudniona może rozpoczynać pracę w innych godzinach niż jej regularny harmonogram wykonywania obowiązków zawodowych.
- Umożliwienia pracownikowi decydowania o tym, w jakim przedziale czasowym będzie rozpoczynał pracę, zgodnie z jego indywidualnymi preferencjami.
Dokumentację dotyczącą:
- Wykorzystania systemu zadaniowego czasu pracy.
- Indywidualnego uzgodnienia z pracownikiem określonej daty, kiedy nie będzie on musiał przychodzić do pracy w zamian za dzień, który miał mieć wolny, ale zaistniała konieczność, by w tym terminie pracował.
- Wykonywania pracy w ramach godzin nadliczbowych lub pozostawania w gotowości do podjęcia obowiązków zawodowych poza standardowym grafikiem.
Zgody:
- Dotyczące pracownika mającego pod opieką dziecko mające mniej niż 4 lata na wykonywanie pracy w systemie zakładającym przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, w tym godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej, pracę w systemie przerywanego czasu pracy, najczęściej podczas rozkładania towarów czy zmiany aranżacji stoisk. Także oddelegowanie poza stałe miejsce pracy, co może mieć miejsce w przypadku przyjęcia nowej dostawy na przykład w ramach sieci, gdy pracownicy jednego sklepu pomagają w innej placówce, także w innym mieście.
- Dotyczące pracownicy w ciąży - na oddelegowanie poza stałe miejsce pracy oraz pracę w systemie przerywanego czasu pracy.
Co nie zalicza się do ewidencji czasu pracy:
- Wnioski urlopowe (urlop wypoczynkowy).
- Lista płac.
- Wnioski pracowników o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
- Ewidencja przydziału odzieży roboczej, w tym obuwia.
- Dokumentacja dotycząca wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie z własnej odzieży i obuwia, jak również ich pranie oraz konserwację.
Te dokumenty stanowią część dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w związku z czym nie powinny być przechowywane razem z ewidencją czasu pracy.
Jak długo przechowywać dokumentację ewidencjonującą czas pracy?
Od stycznia 2019 roku dokumentację pracowniczą należy przetrzymywać przez cały okres zatrudnienia pracownika. Jeżeli pracownik zrezygnuje z pracy lub zostanie zwolniony, pracodawcy muszą przechowywać dokumentację przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
Może Cię zainteresować: 10 rzeczy, które pomogą w budowaniu zespołu
Ewidencja czasu pracy – umowa zlecenie
Warto pamiętać, że przy umowach zlecenie, które są bardzo popularne w branży handlowej, pracodawcy także muszą prowadzić ewidencję czasu pracy. Liczba przepracowanych godzin może zostać ujęta w umowie, a także może zostać określona na podstawie oświadczenia pracownika wykonującego zlecenie, który powinien przekazać tę informację pracodawcy w terminie poprzedzającym wypłatę wynagrodzenia.
Podobne artykuły
