Każdy kapitan statku wie, jak trudno jest samotnie wędrować po oceanach. Na morzu dobra, zgrana załoga bez trudu przeprowadzi statek przez mielizny i oprze się burzom. Podobnie jest w świecie biznesu. Za sukcesem lub porażką firmy stoją ludzie. Dobry menedżer to ten, który zna swój zespół, jego atuty i słabe strony. Lider, który sprawnie poprowadzi go do celu.

Od czego zacząć budowanie zespołu? Wydaje się, że najważniejszym procesem jest poznanie osób, z którymi przyszło nam współpracować. Każdy z członków grupy to odrębna osobowość z własnym systemem wartości i priorytetami. To co ich łączy, to wspólny cel.

Nie ma recepty ani skutecznego instruktażu jak zbudować idealny zespół. Możemy jednak oprzeć się na kilku wskazówkach, które pomogą nam w jego tworzeniu pamiętając, że uniwersalnym kluczem do zbudowania dobrze funkcjonującego zespołu są szacunek i wzajemne zaufanie.

Czytaj też nasz poradnik: Jak zatrudnić obcokrajowca i nie utonąć w gąszczu przepisów? 5 ważnych porad dla pracodawców

Budowanie zespołu

Możemy wyróżnić cztery zasadnicze fazy budowania zespołów[1]. Pierwszy to formowanie. Tutaj rządzą emocje. Wszytko jest nowe i interesujące, a członkowie zespołu wzajemnie się sobie przyglądają. Drugi etap to czas burzy, moment w którym członkowie zespołu poznają swoje role w nim. W tej fazie budowania zespołu uaktywniają się osobowości. Trzeci krok to  stabilizacja. Budują się więzi pomiędzy współpracownikami, wyznaczane są cele zespołowe.

Ostatni etap to właściwe działanie. To na co należy zwrócić uwagę już na początku procesu to określenie zasad współpracy w zespole oraz współpracy z liderem. Swoisty kodeks zasad zawiera wartości i normy, co pozwala zbudować każdej ze stron poczucie bezpieczeństwa, niezbędne z kolei do zbudowania zaufania w zespole.

Dobrze funkcjonujący zespół to ten, w którym każdy zna swoje zadanie. Lider grupy powinien określić pozycję i wpływ poszczególnych członków zespołu. Tą fazę może wspierać poprzez otwarty dialog i pogłębianie rozumienia wzajemnych interesów. „Próba sił” jest próbą siły lidera i jego odwagi cywilnej do „nazywania rzeczy po imieniu”.  - Najgorszym z możliwych rozwiązań jest autorytarne odwołanie się do sztywnych reguł i własnego autorytetu formalnego. Wtedy pojawia się mało autentyczna komunikacja i rozmowy schodzą do „podziemia” - mówi Bożena Grabowska, trener biznesu i coach PCC (ICF).

Po trzecie, marzeniem każdego lidera, jest samodzielny zespół, odpowiedzialność i podejmowanie inicjatywy. - Po to jednak by tak mogło się stać, trzeba zostawić miejsce na błędy i czas na ich samodzielne korygowanie... a na to często nie ma czasu. Jeśli lider wyjdzie z założenia, że sam "zrobi najlepiej i najszybciej", to członkowie zespołu zajmą ponownie pozycję posłusznych wykonawców, mniej lub bardziej sfrustrowanych. W tej fazie buduje się zaufanie do lidera i poczucie „sprawstwa” członków zespołu. - dodaje Grabowska.

Komunikacja

W każdej grupie społecznej czy zawodowej, zasadniczym elementem jej funkcjonowania jest sposób porozumiewania się i przekazywania sobie wzajemnych celów i oczekiwań. Proces komunikacji ma istotny wpływ na zarządzanie zespołem. W rodzinie, podstawą jej funkcjonowania jest zaufanie.

Podobnie rzecz ma się do zespołu. Grupa ludzi, których łączy wzajemne zaufanie jest wydajniejsza i mniej podatna na konflikty, a tym samym szybciej osiąga wyznaczone cele. Ufamy tym osobom, w których widzimy partnera, którzy nas nie okłamują, dzielą się z nami wiedzą i liczą z naszym zdaniem.

Według Jakuba Bączka, który odpowiadał m.in. za  przygotowanie mentalne polskich siatkarzy, skutecznie działający model komunikacji wspierający zespół powinien opierać się na czterech kluczowych komunikatach:

• budujących zaufanie
• kształtujących otwartość na konflikt
• kształtujących zaangażowanie
• budujących odpowiedzialność[2]

Zobacz też: Emocje w biznesie? Tak, szczególnie w relacjach z klientem

Jak to zrobić w praktyce?

W rozmowach z członkami zespołu podkreślaj, że im ufasz, powierzasz im to zadanie, ponieważ masz do nich zaufanie. Rolą dobrego lidera jest zapobieganie lub gaszenie konfliktów w momencie ich powstania. Tutaj zadziała przekaz podkreślający, że każdy ma prawo do własnego zdania, a my jako zespół czy organizacja jesteśmy otwarci na dyskusję.

Pokazujemy, że różnica zdań nie jest nam obca, a o każdej sytuacji bez obawy można rozmawiać wprost. Kolejny przekaz, na który warto zwrócić uwagę, to działanie zespołowe. Razem możemy (jako zespół) osiągnąć więcej, zrealizować wyznaczone cele, które przełożą się na nasz osobisty sukces i satysfakcję.  Dobrze działający zespół jest jak zdrowy organizm. Warto zatem podkreślać rolę każdej osoby w zespole, angażując ją w działanie i pytając o zdanie.

Przekuj plan w działanie

Trudno jest budować zespół bez wzajemnych relacji. Zgodnie ze szkołą public relations, to właśnie w organizacji zaczynają się wszystkie dobre i złe rzeczy, a pracownik jest najlepszym rzecznikiem miejsca, w którym pracuje. Tej regule podlegają także zespoły.

Dbając o dobrą komunikację w zespole należy pamiętać o bezpośrednich kontaktach, wyznaczyć dzień lub godzinę, kiedy drzwi szefa są otwarte, a każdy członek zespołu może przyjść i porozmawiać na ważny dla niego temat. Rozmawiaj z zespołem, pytaj ich o zdanie i słuchaj pomysłów swoich podwładnych. Organizuj regularne spotkania zespołowe.

Dbaj, by informacja o nich dotarła do wszystkich zainteresowanych. Każdy z nas lubi wiedzieć jak jego praca jest oceniana, dlatego przekazuj informacje zwrotne o efektach pracy zespołu i jego poszczególnych członków. Chwal za dobrą pracę. Jeśli trzeba krytykuj, ale konstruktywnie, tak by podkreślić, że zgłoszone zastrzeżenia czy uwagi są czysto merytoryczne. Pokaż kierunki zmian.

Budowanie zespołu i jego doskonalenie to proces. To co warto zapamiętać, to to, że o sukcesie zespołu i całego przedsięwzięcia decyduje zaangażowanie oraz praca nad  jego utrzymaniem.

- Drogi liderze, jeśli już przygotowałeś swój zespół do samodzielności, to oddaj władzę („deleguj uprawnienia”), interesuj się i doceniaj… a kiedy trzeba delikatnie koryguj i znów doceniaj. Z pewnością wszystkie strony będą zadowolone. - komentuje Bożena Grabowska.

Wsparciem w budowaniu efektywnych zespołów mogą być dedykowane programy szkoleniowe lub studia uzupełniające wiedzę menadżerów z tego obszaru. Szczególnie w firmach w których pracownicy mają wpływ na budowania wizerunku całej organizacji. Dobrym przykładem takich działań jest Grupa Eurocash, która w 2010 roku założyła Akademię Umiejętności Eurocash, która wspiera przedsiębiorców działających w oparciu o zasoby Grupy w prowadzeniu sklepów i marketów.

- Przedsięwzięcie cieszy się dużym powodzeniem. Tylko w okresie od września 2017 r. do sierpnia 2018 r. w konferencjach i warsztatach Akademii wzięło udział łącznie 18 000 właścicieli i pracowników sklepów, a 14 000 osób skorzystało z platformy edukacyjnej. - komentuje Agata Wrzecionowska-Dzierba, menadżer Akademii Umiejętności Eurocash.

Przeczytaj również: Jak komunikować ceny? Pricing i strategie cenowe - lekcja obowiązkowa

[1] Źródło: fragmentem książki „Zarządzanie zespołami”, autor: Ewelina Krok, wydawnictwo Onepress.pl

[2] Jakub B.Bączek, Harvard Business Rewiev, 15 komunikatów, które zwiększą efektywność twojego zespołu.