Inwentaryzacja w sklepie - o co zadbać przed końcem roku?
Koniec roku zbliża się wielkimi krokami. Dla każdego przedsiębiorcy to także czas dodatkowej pracy związanej z przygotowaniem inwentaryzacji fachowo zwanej spisem z natury składników majątkowych firmy. Inwentaryzacja w sklepie spożywczym to także spore wyzwanie organizacyjne, które spędza sen z powiek właściciela sklepu. Co zrobić, aby proces ten przebiegł sprawnie? Trzeba się dobrze przygotować!
Remanent - nie taki diabeł straszny
Remanent to nic innego jak spis z natury czyli policzenie tego, co mamy w sklepie i na magazynie oraz sprawdzenie, czy liczby te potwierdzają dokumenty księgowe potwierdzające zakup towarów i ich sprzedaż. Dokumenty księgowe, z którymi należy zweryfikować listę spisanych produktów, to m.in. faktury zakupu, PZ-ty, raporty kasowe czy umowy kupna-sprzedaży. Musimy pamiętać ,że inwentaryzacja to żmudny i czasochłonny proces, dlatego nie warto zostawić go na ostatnią chwilę.
Jak sprawnie zaplanować inwentaryzację?
- Przygotuj listę czynności: pierwszy krok to przygotowanie listy czynności, jakie należy wykonać, aby sprawnie przeprowadzić inwentaryzację. Lista ułatwi nam organizację pracy.
- Wyznacz koordynatora: drugi ważny krok to wyznaczenie osoby, która będzie koordynowała spis.
- Zbierz zespół: Trzeci to wybór osób do zespołu przeprowadzającego inwentaryzację.
- Wyznacz kontrolera: Ostatnim elementem jest ustanowienie wewnętrznej kontroli, czyli kogoś, kto sprawdzi przygotowane dokumenty już pod sporządzeniu spisu.
Co podlega spisowi z natury?
Inwentaryzacji podlegają produkty handlowe, wyroby gotowe, półwyroby oraz odpady. Spis wszystkich tych towarów porządkuje wiedzę o naszych stanach magazynowych lub o brakach produktów. Inwentaryzacja pomaga także w ustaleniu faktycznego dochodu firmy w danym roku podatkowym. To, co ważne, inwentaryzacji nie podlegają tylko te towary, które fizycznie znajdują się w sklepie lub magazynie, ale również te które zostały zakupione, ale nie ma ich jeszcze na stanie (są w drodze lub jeszcze w magazynie hurtownika).
Jakie dane powinny znaleźć się dokumentach z inwentaryzacji?
- data sporządzenia spisu;
- nazwę firmy lub imię i nazwisko właściciela;
- numery pozycji;
- nazwę towaru lub innych elementów objętych spisem;
- liczbę towarów i materiałów wyliczoną w czasie spisu;
- cenę jednostkową zakupu, jednostkę miary;
- sumaryczną wartość towarów.
Dokument powinien zawierać informację „spis zakończono na pozycji …”.
Plik podpisują członkowie zespołu odpowiedzialnego za inwentaryzację oraz właściciel placówki.
Pamiętaj!
W spisie nie należy ujmować środków trwałych ani wyposażenia, np. mebli czy kas fiskalnych.
Pozycje spisu wycenia się
Na koniec spisu wszelkie towary, jakie się w nim znalazły, trzeba wycenić. Sumę z remanentu wpisuje się do Księgi Przychodów i Rozchodów na koniec roku podatkowego w ostatniej pozycji. Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu, nabycia lub według cen rynkowych na dzień sporządzenia spisu. Wyroby gotowe wycenia się według kosztów wytworzenia.
Kiedy trzeba przeprowadzić inwentaryzację?
Spis sporządza się pod koniec roku podatkowego lub w innym - przewidzianym ustawą - dniu zamknięcia księgi przychodów i rozchodów. Ustawodawca podaje, że termin spisu uważa się za zachowany, jeśli rozpocznie się on nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego,
a zakończy 15 stycznia następnego roku.
Warto wiedzieć!
Sklep tak jak każda firma ma prawo wypracować własne szczegółowe uregulowania dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji, które będą uwzględniać specyfikę jego działalności.
Pomocne narzędzie - Instrukcja inwentaryzacji
Jest to rodzaj wewnętrznego regulaminu inwentaryzacji, który najczęściej zostaje przygotowany przez głównego księgowego lub osobę odpowiedzialną za inwentaryzację. Taki regulamin musi zatwierdzić osoba zarządzająca sklepem.
W regulaminie powinno się znaleźć informacje ogólne dotyczące procesu inwentaryzacji, terminy i częstotliwość przeprowadzania spisu oraz wskazane osoby odpowiedzialne za proces. Dobrze jest w regulaminie opisać także zasady szkolenia przedinwentaryzacyjnego i opis czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji. Uzupełnieniem regulaminu mogą być rodzaje dokumentów inwentaryzacyjnych i zasady wyceny inwentaryzowanych składników.
Inwentaryzacja to obowiązek każdego przedsiębiorcy wynikający z ustawy o rachunkowości. Przy odrobinie chęci możemy jednak zalety tego procesu. Inwentaryzacja może być dla nas źródłem wiedzy o sklepie. Spisując towary zdobywamy informację o tym, które produkty się sprzedają a co zalega nam na półkach magazynowych. To także dobry moment na sprawdzenie czy stan faktyczny zgadza się z tym, co posiadamy w dokumentach i czy przypadkiem nie mamy przysłowiowego manka. Jednym słowem warto skupić się na zaletach, bo przez sam proces inwentaryzacji i tak musimy przejść.
Źródła:
- Inwentaryzacja od czego zacząć, portal prawo.pl, www.prawo.pl
- Jak się przygotować do inwentaryzacji, Infor.pl, www.ksiegowosc.infor.pl
