Inwentaryzacja w sklepie - o co zadbać przed końcem roku?
Koniec roku zbliża się wielkimi krokami. Dla każdego przedsiębiorcy to także czas dodatkowej pracy związanej z przygotowaniem inwentaryzacji fachowo zwanej spisem z natury składników majątkowych firmy. Inwentaryzacja w sklepie spożywczym to także spore wyzwanie organizacyjne, które spędza sen z powiek właściciela sklepu. Co zrobić, aby proces ten przebiegł sprawnie? Trzeba się dobrze przygotować!
Inwentaryzacja (remanent) w sklepie – co to jest i na czym polega?
Czym jest inwentaryzacja? Remanent to nic innego jak spis z natury, czyli policzenie tego, co mamy w sklepie i na magazynie oraz sprawdzenie, czy liczby te potwierdzają dokumenty księgowe potwierdzające zakup towarów i ich sprzedaż. Dokumenty księgowe, z którymi należy zweryfikować listę spisanych produktów, to m.in. faktury zakupu, PZ-ty, raporty kasowe czy umowy kupna-sprzedaży. Musimy pamiętać ,że inwentaryzacja to żmudny i czasochłonny proces, dlatego nie warto zostawić go na ostatnią chwilę.
Inwentaryzacja a remanent
Remanent a inwentaryzacja — czy oba określenia oznaczają to samo? Zarówno inwentaryzacja, jak i remanent polegają na zbadaniu faktycznej ilości towarów w sklepie i zweryfikowaniu, czy dane zgadzają się z tymi wynikającymi z dokumentów. Oznaczają więc dokładnie to samo i często używa się ich zamiennie.
Czytaj także: Ewidencja czasu pracy pracownika - obowiązek każdego przedsiębiorcy
Jak sprawnie zaplanować inwentaryzację?
Skoro znasz już definicje inwentaryzacji, pozostaje pytanie, jak zrobić remanent w Twoim sklepie. Zacznij od przemyślanych przygotowań:
- Przygotuj listę czynności: pierwszy krok to przygotowanie listy czynności, jakie należy wykonać, aby sprawnie przeprowadzić inwentaryzację. Lista ułatwi nam organizację pracy.
- Wyznacz koordynatora: drugi ważny krok to wyznaczenie osoby, która będzie koordynowała spis.
- Zbierz zespół: Trzeci to wybór osób do zespołu przeprowadzającego inwentaryzację.
- Wyznacz kontrolera: Ostatnim elementem jest ustanowienie wewnętrznej kontroli, czyli kogoś, kto sprawdzi przygotowane dokumenty już po sporządzeniu spisu.
Spis z natury (inwentaryzacja) – Co mu podlega?
Inwentaryzacji podlegają produkty handlowe, wyroby gotowe, półwyroby oraz odpady. Spis wszystkich tych towarów porządkuje wiedzę o naszych stanach magazynowych lub o brakach produktów. Inwentaryzacja pomaga także w ustaleniu faktycznego dochodu firmy w danym roku podatkowym. To, co ważne, inwentaryzacji nie podlegają tylko te towary, które fizycznie znajdują się w sklepie lub magazynie, ale również te, które zostały zakupione, ale nie ma ich jeszcze na stanie (są w drodze lub jeszcze w magazynie hurtownika).
Jak wygląda inwentaryzacja w sklepie?
Inwentaryzacja sklepu — na czym polega w praktyce i jak się odbywa? Oto nasze zalecenia, jak zrobić inwentaryzację krok po kroku:
- Stwórz listę zadań do wykonania w trakcie remanentu.
- Przydziel zadania. Wybierz pracowników, którzy będą odpowiedzialni za liczenie i spisywanie towarów.
- Wyznacz koordynatora. Nadzór nad zespołem realizującym inwentaryzację powierz zaufanemu, skrupulatnemu koordynatorowi. Jeśli dysponujesz czasem, możesz sam przyjąć jego rolę.
- Stwórz spis — dokument wieńczący inwentaryzację. Powinien on zawierać następujące elementy:
- imię i nazwisko przedsiębiorcy (nazwę firmy),
- datę sporządzenia,
- numer kolejny pozycji,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników majątku,
- jednostkę miary,
- liczbę materiałów i towarów wyliczoną w czasie spisu,
- cenę w złotych i groszach,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury,
- wartość pomniejszenia,
- klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”.
- Wyznacz kontrolera remanentu w sklepie. Aby zminimalizować ryzyko błędów ludzkich, wyznacz kontrolera, który zweryfikuje przygotowane dokumenty już po sporządzeniu spisu.
Jakie dane powinny znaleźć się dokumentach z inwentaryzacji w sklepie spożywczym?
- data sporządzenia spisu;
- nazwę firmy lub imię i nazwisko właściciela;
- numery pozycji;
- nazwę towaru lub innych elementów objętych spisem;
- liczbę towarów i materiałów wyliczoną w czasie spisu;
- cenę jednostkową zakupu, jednostkę miary;
- sumaryczną wartość towarów.
Dokument powinien zawierać informację „spis zakończono na pozycji …”.
Plik podpisują członkowie zespołu odpowiedzialnego za inwentaryzację oraz właściciel placówki.
Pamiętaj!
W spisie nie należy ujmować środków trwałych ani wyposażenia, np. mebli czy kas fiskalnych.
Remanent w sklepie spożywczym: Pozycje spisu wycenia się
Na koniec spisu wszelkie towary, jakie się w nim znalazły, trzeba wycenić. Sumę z remanentu wpisuje się do Księgi Przychodów i Rozchodów na koniec roku podatkowego w ostatniej pozycji. Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu, nabycia lub według cen rynkowych na dzień sporządzenia spisu. Wyroby gotowe wycenia się według kosztów wytworzenia.
Do kiedy trzeba zrobić remanent?
Spis sporządza się pod koniec roku podatkowego lub w innym - przewidzianym ustawą - dniu zamknięcia księgi przychodów i rozchodów. Ustawodawca podaje, że termin spisu uważa się za zachowany, jeśli rozpocznie się on nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy 15 stycznia następnego roku.
Warto wiedzieć!
Sklep tak jak każda firma ma prawo wypracować własne szczegółowe uregulowania dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji, które będą uwzględniać specyfikę jego działalności.
Ile trwa inwentaryzacja w sklepie
Ile trwa remanent w sklepie? To, ile trwa inwentaryzacja, zależy przede wszystkim od liczby osób, które wykonują niezbędne czynności oraz ich zaangażowania. Można jednak przyjąć, że przy aktywności całego zespołu cały proces trwa z reguły od kilku do kilkunastu godzin. Jeśli Twój zespół jest niewielki, a zależy Ci na tym, aby wykonać inwentaryzację jak najszybciej, rozważ zatrudnienie dodatkowych osób. To często praktykowane przez detalistów rozwiązanie.
Czy inwentaryzacja jest obowiązkowa?
Inwentaryzacja w sklepie spożywczym jest obowiązkowa. Wynika to z zapisów Ustawy o rachunkowości. Błędnie przeprowadzona inwentaryzacja może skutkować niewłaściwie wyliczoną kwotą podatku, a to może nieść za sobą finansowe konsekwencje. Ile wynosi kara za źle przeprowadzony remanent? Jak wskazuje Kodeks karny skarbowy niewywiązanie się z obowiązku inwentaryzacji, może wiązać się z karą grzywną do 240 stawek dziennych.
Pomocne narzędzie - Instrukcja inwentaryzacji
Jest to rodzaj wewnętrznego regulaminu inwentaryzacji, który najczęściej zostaje przygotowany przez głównego księgowego lub osobę odpowiedzialną za inwentaryzację (spisu z natury). Taki regulamin musi zatwierdzić osoba zarządzająca sklepem.
W regulaminie powinno się znaleźć informacje ogólne dotyczące procesu inwentaryzacji, terminy i częstotliwość przeprowadzania spisu oraz wskazane osoby odpowiedzialne za proces. Dobrze jest w regulaminie opisać także zasady szkolenia przedinwentaryzacyjnego i opis czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji. Uzupełnieniem regulaminu mogą być rodzaje dokumentów inwentaryzacyjnych i zasady wyceny inwentaryzowanych składników.
Inwentaryzacja to obowiązek każdego przedsiębiorcy wynikający z ustawy o rachunkowości. Przy odrobinie chęci możemy jednak zalety tego procesu. Inwentaryzacja może być dla nas źródłem wiedzy o sklepie. Spisując towary, zdobywamy informację o tym, które produkty się sprzedają, a co zalega nam na półkach magazynowych. To także dobry moment na sprawdzenie, czy stan faktyczny zgadza się z tym, co posiadamy w dokumentach i czy przypadkiem nie mamy przysłowiowego manka. Jednym słowem warto skupić się na zaletach, bo przez sam proces inwentaryzacji i tak musimy przejść.
Czytaj także: Do 30 stycznia rozlicz podatek dochodowy pracowników - PIT4R i PIT 8AR
Źródła:
- Inwentaryzacja od czego zacząć, portal prawo.pl, www.prawo.pl
- Jak się przygotować do inwentaryzacji, Infor.pl, www.ksiegowosc.infor.pl
Podobne artykuły
