Inwentaryzacja w sklepie - o co zadbać przed końcem roku?

Inwentaryzacja w sklepie - o co zadbać przed końcem roku?

Koniec roku zbliża się wielkimi krokami. Dla każdego przedsiębiorcy to także czas dodatkowej pracy związanej z przygotowaniem inwentaryzacji fachowo zwanej spisem z natury składników majątkowych firmy. Inwentaryzacja w sklepie spożywczym to także spore wyzwanie organizacyjne, które spędza sen z powiek właściciela sklepu. Co zrobić, aby proces ten przebiegł sprawnie? Trzeba się dobrze przygotować!

Remanent - nie taki diabeł straszny

Remanent to nic innego jak spis z natury czyli policzenie tego, co mamy w sklepie i na magazynie oraz sprawdzenie, czy liczby te potwierdzają dokumenty księgowe potwierdzające zakup towarów i ich sprzedaż. Dokumenty księgowe, z którymi należy zweryfikować listę spisanych produktów, to m.in. faktury zakupu, PZ-ty, raporty kasowe czy umowy kupna-sprzedaży. Musimy pamiętać ,że inwentaryzacja to żmudny i czasochłonny proces, dlatego nie warto zostawić go na ostatnią chwilę.

Jak sprawnie zaplanować inwentaryzację?

  1. Przygotuj listę czynności: pierwszy krok to przygotowanie listy czynności, jakie należy wykonać, aby sprawnie przeprowadzić inwentaryzację.  Lista ułatwi nam organizację pracy.
  2. Wyznacz koordynatora: drugi ważny krok to wyznaczenie osoby, która będzie koordynowała spis.
  3. Zbierz zespół: Trzeci to wybór osób do zespołu przeprowadzającego inwentaryzację.
  4. Wyznacz kontrolera: Ostatnim elementem jest ustanowienie wewnętrznej kontroli, czyli kogoś, kto sprawdzi przygotowane dokumenty już pod sporządzeniu spisu.

Co podlega spisowi z natury?

Inwentaryzacji podlegają produkty handlowe, wyroby gotowe, półwyroby oraz odpady. Spis wszystkich tych towarów porządkuje wiedzę o naszych stanach magazynowych lub o brakach produktów. Inwentaryzacja pomaga także w ustaleniu faktycznego dochodu firmy w danym roku podatkowym. To, co ważne, inwentaryzacji nie podlegają tylko te towary, które fizycznie znajdują się w sklepie lub magazynie, ale również te które zostały zakupione, ale nie ma ich jeszcze na stanie (są w drodze lub jeszcze w magazynie hurtownika).

Jakie dane powinny znaleźć się  dokumentach z inwentaryzacji?

  • data sporządzenia spisu;
  • nazwę firmy lub imię i nazwisko właściciela;
  • numery pozycji;
  • nazwę towaru lub innych elementów objętych spisem;
  • liczbę towarów i materiałów wyliczoną w czasie spisu;
  • cenę jednostkową zakupu, jednostkę miary;
  • sumaryczną wartość towarów.

Dokument powinien zawierać informację „spis zakończono na pozycji …”.
Plik podpisują członkowie zespołu odpowiedzialnego za inwentaryzację oraz właściciel placówki.

Pamiętaj!
W spisie nie należy ujmować środków trwałych ani wyposażenia, np. mebli czy kas fiskalnych.

Pozycje spisu wycenia się

Na koniec spisu wszelkie towary, jakie się w nim znalazły, trzeba wycenić. Sumę z remanentu wpisuje się do Księgi Przychodów i Rozchodów na koniec roku podatkowego w ostatniej pozycji. Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu, nabycia lub według cen rynkowych na dzień sporządzenia spisu. Wyroby gotowe wycenia się według kosztów wytworzenia.

Kiedy trzeba przeprowadzić inwentaryzację?

Spis sporządza się pod koniec roku podatkowego lub w innym - przewidzianym ustawą - dniu zamknięcia księgi przychodów i rozchodów. Ustawodawca podaje, że termin spisu uważa się za zachowany, jeśli rozpocznie się on nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego,
a zakończy 15 stycznia następnego roku.

Warto wiedzieć!

Sklep tak jak każda firma ma prawo wypracować własne szczegółowe uregulowania dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji, które będą uwzględniać specyfikę jego działalności.

Pomocne narzędzie - Instrukcja inwentaryzacji

Jest to rodzaj wewnętrznego regulaminu inwentaryzacji, który najczęściej zostaje przygotowany przez głównego księgowego lub osobę odpowiedzialną za  inwentaryzację. Taki regulamin musi zatwierdzić osoba zarządzająca sklepem.

W regulaminie powinno się znaleźć informacje ogólne dotyczące procesu inwentaryzacji, terminy i częstotliwość przeprowadzania spisu oraz wskazane osoby odpowiedzialne za proces. Dobrze jest  w regulaminie opisać także zasady szkolenia przedinwentaryzacyjnego i opis czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji. Uzupełnieniem regulaminu mogą być rodzaje dokumentów inwentaryzacyjnych i zasady wyceny inwentaryzowanych składników.

Inwentaryzacja to obowiązek każdego przedsiębiorcy wynikający z ustawy o rachunkowości. Przy odrobinie chęci możemy jednak zalety tego procesu. Inwentaryzacja może być dla nas źródłem wiedzy o sklepie. Spisując towary zdobywamy informację o tym, które produkty się sprzedają a co zalega nam na półkach magazynowych. To także dobry moment na sprawdzenie czy stan faktyczny zgadza się z tym, co posiadamy w dokumentach i czy przypadkiem nie mamy przysłowiowego manka. Jednym słowem warto skupić się na zaletach, bo przez sam proces inwentaryzacji i tak musimy przejść.

Źródła:

  1. Inwentaryzacja od czego zacząć, portal prawo.pl, www.prawo.pl
  2. Jak się przygotować do inwentaryzacji, Infor.pl, www.ksiegowosc.infor.pl
Nowoczesna platforma szkoleniowa dla Twojego sklepu. Poznaj korzyści z edukacji w Akademii Umiejętności Eurocash
Nowoczesna platforma szkoleniowa dla Twojego sklepu. Poznaj korzyści z edukacji w Akademii Umiejętności Eurocash
19-10-2022

Akademia Umiejętności Eurocash to kompleksowy program edukacyjno-szkoleniowy, stworzony z myślą o właścicielach sklepów współpracujących z Grupą Eurocash. Dostarcza praktyczną wiedzę z zakresu zarządzania biznesem, wspierając przedsiębiorców w rozwoju prowadzonych przez nich sklepów. Bogata oferta A...

Czytaj więcej →
Epidemia sprawia, że rośnie znaczenie zakupów blisko domu
Epidemia sprawia, że rośnie znaczenie zakupów blisko domu
08-12-2020

Jesienią wzrosła liczba dziennie odnotowywanych przypadków zachorowań na koronawirusa. Po letnich obluzowaniach ponownie wprowadzane są obostrzenia. Część konsumentów stara się ograniczać swoje wyjścia z domu do minimum, w tym do wyjścia po zakupy, najlepiej blisko domu. Jednak wzrost znaczenia skle...

Czytaj więcej →
Koronawirus - organizacja pracy sklepu w czasie epidemii
Koronawirus - organizacja pracy sklepu w czasie epidemii
27-05-2020

Sytuacja epidemiologiczna wymusza na pracodawcach konieczność wprowadzania szeregu zmian w codziennym funkcjonowaniu firmy. Wprowadzenie wszystkich wymaganych rozporządzeń i zaleceń to podstawa, jednak w sklepach, gdzie przebywa na co dzień wiele osób, takich zmian należy wdrożyć więc...

Czytaj więcej →

Chcesz wiedzieć więcej?

×

Witaj!
Chcesz być na bieżąco?

Zostaw adres mailowy, raz w miesiącu będziemy Cię informować co nowego słychać w świecie handlu!

Uzupełnienie powyższego pola stanowi zgodę na otrzymywanie od Eurocash S.A. z siedzibą w Komornikach newslettera zawierającego treści marketingowe dotyczące Eurocash S.A. oraz spółek z Grupy Kapitałowej Eurocash.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Eurocash S.A. z siedzibą w Komornikach, ul. Wiśniowa 11, 62-052 Komorniki. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu wysyłki newslettera, a także w celach marketingowych, w tym poprzez profilowanie, a także w celach statystycznych i analitycznych administratora.W razie wyrażenia stosownej zgody Pani/Pana dane będą przetwarzane także w celu kierowania do Pani/Panna treści marketingowych w wybranej formie. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym o przysługujących Pani/Panu prawach, znajduje się w Polityce Prywatności.

Zgodę można wycofać w każdym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Zgodę mogę odwołać poprzez wiadomość na adres: Marketing.Grupy@eurocash.pl