Jak zarządzać czasem pracy? To podstawowe pytanie, bo dzięki tej umiejętności szybciej zrealizujemy nasze zlecenia, a jednocześnie zaoszczędzimy czas.

Co najczęściej rozprasza nas w pracy?

Czasami wydaje się nam, że praca nas przerasta, staramy się robić wszystko jednocześnie, chcąc zaoszczędzić czas, a okazuje się, że ze wszystkim jesteśmy spóźnieni. Dlaczego?

Odpowiedź jest prosta, często sami sobie jesteśmy winni, ponieważ:

• odwlekamy realizację zadań w czasie,
• brakuje nam samodyscypliny,
• wykonujemy kilka zadań jednocześnie, przez co żadnego z nich nie jesteśmy w stanie wykonać dobrze,
• nie potrafimy się skoncentrować na konkretnym zadaniu,
• brakuje nam motywacji,
• nie potrafimy wskazać, które zadania są ważniejsze, a które mogą poczekać,
• mamy bałagan w dokumentacji i miejscu pracy, a to zdecydowanie jeden z grzechów głównych zarządzania,
• chcemy wszystko zrobić sami,
• często gubi nas niecierpliwość,
• bywamy niedokładni, co zazwyczaj wynika z pośpiechu.

Przemyślana organizacja i podział pracy w placówkach handlowych

W sklepie mamy dwie równoległe rzeczywistości – to, co dzieje się na zapleczu oraz to, co ma miejsce w sklepie, w bezpośrednim kontakcie z klientem.

Porządek i świeży towar na półkach to podstawa, bo w ten sposób wywieramy pozytywne wrażenie na klientach, którzy dzięki temu darzą nas zaufaniem i chętnie do nas wracają.

Druga spawa to kompetentny, komunikatywny personel. Jeśli obsługa będzie snuć się po sklepie bez celu w złym nastroju, klient nabierze przekonania, że w sklepie panuje chaos, nad którym nikt nie panuje. Jeżeli obsługa będzie prowadzić ze sobą długie rozmowy, ignorując przy tym klientów, wtedy bardziej niż pewne jest, że kolejnym razem klient odwiedzi inny sklep.

Czytaj więcej: Obsługa klienta najsilniejszym czynnikiem, który decyduje o sukcesie sklepu

Podział zadań jest równie istotny, bo jeśli pracownik będzie biegał od regału do kasy, od sprzątania podłogi do lady ze słodyczami, to nie dość, że nie wykona niczego dobrze, to jeszcze klient będzie postrzegał nasz sklep jako miejsce, w którym wszystkim rządzi przypadek.  

Oto kilka wartych uwagi metod, które pomagają zarządzać czasem i delegować zadania.

Zarządzanie czasem - metody

Technika Pomodoro, czyli minutnik w służbie efektywności

Najpierw tworzymy sobie listę zadań, zaczynając od najważniejszych, np. 1. zwiększenie przestronności w sklepie, 2. wprowadzenie nowych eko produktów, 3. zakup nowego sprzętu zwiększającego atrakcyjność sklepu i czyniącego go bardziej konkurencyjnym od innych, itd.

Realizacja jednego zadania powinna trwać 25 minut, czyli jedno Pomodoro. I założenie jest takie, aby pracować nieprzerwanie przez ten czas, bez odrywania uwagi. Po każdych 25 minutach powinniśmy robić 5-minutową przerwę.

Czyli na przykład zakładamy sobie zadanie polegające na zainstalowaniu wyspy kawowej z gotowymi kanapkami. Staramy nie odrywać się w tym czasie, by realizować inne zadania, które muszą poczekać na swoją kolejkę. W ten sposób zwiększymy efektywność własnej pracy i wykonamy zadanie.

Matryca priorytetów Eisenhowera, czyli ważne i pilne

Zgodnie z tym schematem zadania, które przed nami stoją dzielimy na:

1. Ważne i pilne,
2. Ważne i niepilne,
3. Nieważne i pilne,
4. Nieważne i niepilne.

Ważne i pilne to wszystkie te, które gonią nas z realizacją, zarówno pod względem terminu, jak i istotności, czyli na przykład wszystkie sprawy urzędowe i rozliczeniowe. Powinniśmy zająć się nimi w pierwszej kolejności.

Ważne i niepilne to z reguły to wszystko, co dotyczy na przykład naszych własnych prywatnych planów, szkoleń, a nawet wypoczynku. Warto to zaplanować.

Nieważne i pilne to między innymi rozmowy telefoniczne, spotkania czy bieżące sprawy terminowe, ale o niskim priorytecie, które można zlecić pracownikowi.  

Nieważne i niepilne to wszystko to, co pożera nasz czas, a nie przynosi żadnych efektów. Warto je ograniczyć.

Metoda ABC krok po kroku

Zadania dzielimy na A, B lub C, w zależności od ich skali ważności.

Klasa A – odnosi się do zadań najistotniejszych, prowadzących do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów. Są to zadania, które musimy wykonać sami, w pierwszej kolejności. Czyli na przykład możemy tutaj umieścić kwestie formalne, np. dotyczące stawek podatku VAT na fakturach, ponieważ umożliwi nam to uniknięcie przypisania określonemu towarowi, czy usłudze nieprawidłowej stawki.

Klasa B – to zadania istotne, ale niekoniecznie do natychmiastowej realizacji. Możemy je zrobić sami, ale równie dobrze możemy je zlecić osobom trzecim. To na przykład znalezienie nowych gablot na produkty niepakowane czy inne prace organizacyjne.

Klasa C – przypisana jest zadaniom najmniej ważnym, których wykonanie może poczekać, a ich realizację możemy bez uszczerbku powierzyć komuś innemu.

Zasada TRZOS

To bardzo prosty przepis na efektywną pracę. Najpierw wyznaczamy terminy realizacji dla wykonania poszczególnych zadań. Potem określamy, ile czasu potrzebujemy na realizację każdego z nich. A następnie dzielimy nasz dzień według proporcji 60/40, zgodnie z którą 60% czasu przeznaczamy na przewidywane zadania, a 40% na zadania nieoczekiwane oraz ewentualne przeszkody lub kryzysy, jak na przykład awaria prądu, zepsuta lodówka, terminal, który odmawia posłuszeństwa.

Błędy w zarządzaniu czasem – czego unikać?

Bardzo ważna jest też umiejętność wskazania błędów, które popełniamy podczas organizacji czasu pracy, a najczęstsze z nich to:

1. Brak umiejętności zarządzania czasem lub niewłaściwe planowanie dnia oraz brak konsekwencji działań, czyli wszystko robimy na ostatnią chwilę, zadaniom mniej ważnym poświęcamy zbyt dużo czasu, na czym cierpią sprawy naglące.
2. Planowanie zbyt wielu spraw w krótkim czasie lub nieuwzględnianie marginesu czasowego na sytuacje nieoczekiwane i kryzysowe. A te w branży handlowej zdarzają się często, jak chociażby niezadowolony klient, który przychodzi ze skargą na jakość oferowanych przez nas produktów. Skala zdarzenia początkowo jest nieduża, ale jeżeli nie zareagujemy natychmiast, może obrócić się przeciwko nam, stanowiąc zagrożenie dla reputacji sklepu.
3. Rozpoczynanie realizacji zadań stanowiących wyzwanie w sytuacji, gdy nie możemy się dostatecznie skupić. W takim przypadku lepiej poczekać, odłożyć je na moment, gdy będziemy mieć świeższe spojrzenie.
4. Planowanie pozbawione konkretów, czyli tzw. budowanie zamków na piasku. Stracimy tylko czas, a efekty będą rozczarowujące. Chcemy zmienić wystrój sklepu, ale nie wiemy dokładnie, w jaki sposób. Najpierw zorientujmy się, jakie są bieżące trendy, jakie elementy zwiększą jego atrakcyjność, a zarazem zapobiegną na przykład kradzieżom i dopiero wtedy przystąpmy do konkretnych działań.
5. Oczekiwanie łatwych rozwiązań niosące ze sobą ryzyko późniejszego rozczarowania.

Szkolenia z zarządzania czasem – jak działać skutecznie?

Nie mamy takiej mocy, aby zatrzymać zegary całego świata, tak więc niestety nie mamy wpływu na biegnący czas. Możemy za to efektywnie zarządzić swoim czasem.

Co możesz zrobić, aby ten czas efektywnie wykorzystać? Wszystko zależy od Ciebie.

Zarządzanie swoim czasem mocno wiąże się z definicją zarządzania:

• Planowanie, czyli co masz do zrobienia?
• Organizowanie, czyli jak chcesz to zrobić?
• Motywowanie, czyli po co to robisz?
• Kontrola, czyli czy wszystko idzie zgodnie z Twoim planem?

Odpowiedz na te pytania, a potem zastanów się, czego dowiedziałeś się w ten sposób o sobie i jak będziesz zarządzał swoim czasem w przyszłości?

Pamiętaj – jeśli efektywnie zarządzisz swoim czasem, to okaże się, że wystarczy Ci go na zrobienie rzeczy, które do tej pory odkładałeś na później lub rzeczy, które dostarczą Ci wiele satysfakcji i pozytywnych emocji. To Ty decydujesz, co robisz ze swoim czasem!

Jeśli chcesz nauczyć się efektywnie zarządzać swoim czasem, jeszcze dziś zgłoś się na warsztat Akademii Umiejętności Eurocash: Zarządzanie sobą w czasie – serdecznie zapraszamy!