Początek roku to zwykle czas, gdy wchodzą w życie nowe przepisy obowiązujące przedsiębiorców. Ich znajomość jest podstawą w prowadzeniu własnej działalności. Każda zmiana w prawie ma wpływ na całą firmę – zwłaszcza zapisy dotyczące wynagrodzeń, urlopów czy też składek na rzecz ZUS. Początek  2023 roku przynosi kilka istotnych zmian w Kodeksie Pracy[1]. Wyjaśniamy, na czym one polegają i co mogą oznaczać dla ciebie.

Kodeks Pracy to najważniejszy akt prawny regulujący kwestie z zakresu prawa pracy. Zawiera przepisy dotyczące zatrudnienia, w tym m.in. wynagrodzeń, czasu pracy, urlopów[2], ale też zagadnień BHP czy wzajemnych obowiązków pracownika i pracodawcy. Jest on stale aktualizowany i – co ważne – dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych (i zatrudniających) na umowę o pracę. Umowy cywilnoprawne podlegają odrębnym przepisom[3].

Wzrost płacy minimalnej i związane z tym obowiązki

W 2023 roku dojdzie do podwójnej waloryzacji minimalnego wynagrodzenia, co oznacza, że zapisana w Kodeksie Pracy wysokość płacy minimalnej wzrośnie dwa razy. Pierwszy wzrost nastąpił już 1 stycznia 2023 r. i od tego momentu do końca czerwca minimalne wynagrodzenie za pracę na pełny etat wynosi 3490 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 22,80 zł brutto. Kolejna podwyżka płacy minimalnej czeka nas 1 lipca 2023 r.: wtedy osiągnie ona poziom 3600 zł brutto, a stawka godzinowa wzrośnie do 23,50 zł brutto.

Jeśli w swoim sklepie zatrudniasz pracowników na umowę o pracę, powinieneś dostosować ich płace do obowiązujących, wyższych kwot. Nie jest to jednak wszystko - każda zmiana wynagrodzenia minimalnego oznacza także zmiany we wszystkich świadczeniach, które są obliczane na jego podstawie. Będą to na przykład:

• Wysokość wynagrodzenia za przestój – w przypadku dłuższych przestojów w pracy Twoi pracownicy powinni otrzymać wynagrodzenie nie mniejsze niż aktualna płaca minimalna;
• Wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik nie świadczył pracy ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym – tu również postępujemy analogicznie jak przy wynagrodzeniu za przestój: wypłacamy je w kwocie nie mniejszej niż aktualna płaca minimalna;

• Dodatek za pracę w nocy: w przypadku pracy nocnej obowiązuje dodatek do pensji w wysokości 20% minimalnej stawki godzinowej. Zatem jeśli np. prowadzisz sklep otwarty także nocą, Twoi pracownicy powinni otrzymać dodatek do każdej nocnej godziny pracy w wysokości 3,79 zł brutto (od stycznia do końca czerwca 2023 r.) lub 4,74 zł brutto (od lipca 2023 r.);
• Odprawa pieniężna: jeżeli zajdzie konieczność wypłaty odprawy pieniężnej za rozwiązanie umowy z przyczyn niezależnych od pracownika, odprawę musisz naliczyć również w oparciu o nową, wyższą wysokość płacy minimalnej;
• Minimalne odszkodowanie: z kolei w przypadkach, gdy wobec pracownika naruszono zasadę równego traktowania w zatrudnieniu i należy mu się odszkodowanie, ono również zostanie naliczone w oparciu o aktualne stawki płacy minimalnej zapisane w Kodeksie Pracy.

Składki zdrowotne i zasiłki chorobowe

Wzrost płacy minimalnej to niejedyny czynnik, który w 2023 roku wpłynie na wysokość wypłat dla Twoich pracowników. Warto zaznaczyć, że nie wszystkie zmiany dotyczą kwestii stricte odnoszących się do Kodeksu Pracy. Kwota „na rękę” może ulec zmianie także ze względu na fakt, że składka zdrowotna odprowadzana do ZUS (9% podstawy wymiaru, czyli kwoty wynagrodzenia) nie jest już odliczana od podatku.

Z kolei jeśli prowadzisz kilka sklepów i łącznie zatrudniasz w nich więcej niż 20 osób, a każdą z nich zgłaszasz do ubezpieczenia chorobowego, musisz się liczyć z koniecznością wypłacania im zasiłków chorobowych, gdy będą na zwolnieniu lekarskim. Zasiłki pozostają po stronie ZUS, gdy osób zatrudnionych i zgłoszonych do ubezpieczenia jest mniej – poniżej 20.

Plan urlopowy i dodatkowe dni wolne w 2023 r.

Prawo określa dokładnie, ile dni urlopowych pracownik z konkretnym stażem może wykorzystać w ciągu roku. Są jednak dni wolne, które należą mu się dodatkowo.

W 2023 r. łącznie przepracujemy 250 dni - tyle wyniesie tzw. wymiar czasu pracy dla osoby zatrudnionej na pełny etat. Będą wśród nich dni ustawowo wolne z okazji świąt, w tym Święto Niepodległości, które w tym roku przypada w sobotę. Za tę sobotę należy oddać pracownikom jeden wolny dzień w innym terminie: taka zasada obowiązuje dla wszystkich świąt wypadających w soboty, a będących dniami ustawowo wolnymi.

Pamiętaj, że dodatkowe dni wolne należą się także pracownikom, którzy mają pod opieką dziecko do 14. roku życia. Taka osoba ma prawo wziąć 2 dni wolnego (16 godzin) z tytułu opieki nad dzieckiem, a Ty masz obowiązek wypłacić jej za te dni normalne wynagrodzenie.

Urlopy na żądanie, wraz ze „standardowymi” urlopami powinny być uwzględnione w planie urlopowym, który jako pracodawca sporządzasz przed rozpoczęciem roku lub zaraz po jego rozpoczęciu. Jeśli zapomniałeś o tym obowiązku lub o nim nie wiedziałeś, przygotuj taki plan jak najszybciej! Powinien on obejmować wszystkich pracowników, a w razie jakichkolwiek zmian możesz go bez przeszkód korygować i uzupełniać.

Dopełnienie obowiązku informacyjnego (ZFŚS, PKK i świadczenia urlopowe)

Pozostając jeszcze w temacie urlopów, warto wiedzieć, że jeśli zatrudniasz mniej niż 50 pracowników, możesz wypłacać im tzw. świadczenia urlopowe. Są to, potocznie mówiąc, pieniądze na wakacje, które pracownik otrzymuje przed rozpoczęciem co najmniej 2-tygodniowego urlopu[4]. Nie masz obowiązku ich wypłacania jako właściciel małego biznesu, ale jeśli nie zamierzasz tego robić, powinieneś poinformować o tym pracowników do końca stycznia 2023 r. W przeciwnym razie grozi Ci kara do wysokości 5 000 zł.

Podobnie jest z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych. Jest on obowiązkowy w dużych firmach, ale nie dotyczy małych, lokalnych sklepów. Tu analogicznie – jeżeli nie zakładasz takiego funduszu, poinformuj o tym fakcie pracowników do końca stycznia 2023 r. Zrób to również, jeżeli nie przystępujesz do Pracowniczych Planów Kapitałowych. PKK nie obejmują mikroprzedsiębiorców, czyli osób, które w ostatnich 2 latach zatrudniały średnio mniej niż 10 pracowników i nie przekroczyły rocznego obrotu netto w wysokości 2 mln euro. Jednak brak obowiązku nie zwalnia Cię z poinformowania pracowników, że nie będziesz wdrażać PKK. Z kolei pracownicy powinni złożyć deklarację, że z PKK występują. To prosta formalność, którą będziesz powtarzać raz na 4 lata. Tym razem masz czas do 28 lutego 2023 r. na poinformowanie pracowników i zebranie od nich stosownych deklaracji na piśmie[5].

Stan zagrożenia epidemiologicznego

Choć obostrzenia covidowe zostały już zniesione dla lokalnych sklepów, jako przedsiębiorca musisz wiedzieć, że w Polsce wciąż obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego. Został on przedłużony 16 grudnia 2022 roku rozporządzeniem Rady Ministrów i będzie trwał do końca marca 2023[6]. Co to oznacza dla Ciebie? Powinieneś śledzić doniesienia medialne, bo gdy po 31 marca stan zagrożenia epidemicznego przestanie obowiązywać, dla każdego pracodawcy będzie to miało konsekwencje związane z zatrudnieniem. Pamiętaj, że:

• Jeśli ważność badań profilaktycznych Twoich pracowników upłynęła po 7 marca 2020 r., badania te będą nadal ważne przez okres do 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego;
• Gdy trwa stan zagrożenia epidemicznego, możesz wysłać pracownika na zaległy urlop o długości nawet do 30 dni, pomijając plan urlopowy i wyznaczając go w terminie dogodnym dla siebie;
• Jeśli zatrudniasz cudzoziemców, których zezwolenia na pobyt czasowy, wizy krajowe czy krótkoterminowe tytuły pobytowe wygasły w trakcie epidemii, pamiętaj, że mają oni przedłużony legalny pobyt do 30 dni po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego;
• Jeśli ważność zezwolenia na pracę Twojego pracownika cudzoziemca wygasła w czasie epidemii, również zostanie wydłużona do 30 dni po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego.

Choć tegoroczne zmiany w przepisach mogą Ci się wydać zawiłe, warto się z nimi zapoznać, a w razie wątpliwości wesprzeć się wiedzą osób odpowiedzialnych za prowadzenie rachunkowości Twojej firmy. Możesz też zawsze sięgnąć bezpośrednio do Kodeksu Pracy opublikowanego na stronie Sejmu RP[7]. Tylko gdy będziesz na bieżąco z przepisami, zyskasz gwarancję, że działasz zgodnie z prawem. Wtedy już nie pozostanie nic innego, jak skupić się na najważniejszym: rozwijaniu swojego biznesu.

[1] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf

[2] https://www.infor.pl/prawo/encyklopedia-prawa/k/273411,Kodeks-pracy.html

[3] https://porady.pracuj.pl/zycie-zawodowe/kodeks-pracy-o-czym-mowi-i-w-czym-pomaga/

[4] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00105

[5] https://kadry.infor.pl/kadry/ubezpieczenia/pracownicze-plany-kapitalowe/5190801,Kto-nie-musi-wdrazac-PPK.html

[6] https://www.gov.pl/web/psse-radom/stan-zagrozenia-epidemicznego-covid-19-trwa-nadal

[7] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf