Ważne zmiany dla przedsiębiorców – Krajowy System e-Faktur

Funkcjonujący do tej pory na zasadach dobrowolnych Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkową metodą wystawiania faktur w relacjach między przedsiębiorcami. W poniższym tekście odpowiadamy, od kiedy i dla kogo Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy oraz na czym polega KSeF.

Krajowy System e-Faktur: Co to jest i kogo obowiązuje?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jestem systemem teleinformatycznym, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Głównym celem wprowadzenia nowego systemu jest centralizacja procesu rejestracji dokumentów i skierowanie ich do jednego centralnego miejsca.

Krajowy System e-Faktur — jak działa?

KSeF pozwala na wystawianie faktur w formacie XML zgodnych ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). Przedsiębiorca może wystawić dokument, korzystając z bezpłatnej aplikacji Ministerstwo Finansów w lub komercyjnych programów finansowo-księgowych. Po wystawieniu faktury system zweryfikuje, czy dokument jest zgodny ze wzorcem, a następnie nada mu unikalny numer. Odbiorca może uzyskać dostęp do faktury na dwa sposoby: poprzez uwierzytelnienie w KSeF lub podanie wymaganych danych dokumentu.

Krajowy System e-Faktur — dla kogo?

Od 1 lipca 2024 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur mają wszyscy czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do procedury OSS z polskim NIP.

Więcej informacji na temat KSF, zasad wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Czytaj także: Wynagrodzenie małżonka a koszty uzyskania przychodu

Krajowy System e-Faktur: od kiedy jest obowiązkowy? Ustawa

Od 1 lipca 2024 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie duże firmy, a od 1 stycznia 2025 r. także małe i średnie. Pozostało kilka miesięcy na przygotowanie się do wdrożenia tego systemu w przedsiębiorstwie. Oto najważniejsze informacje na jego temat.

Ustawa o Krajowym Systemie e-Faktur to nowelizacja ustawy o VAT, której zasadniczym celem jest wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Według resortu finansów system ten przyczyni się do lepszego zwalczania oszustw związanych z podatkiem VAT i uchylania się od płacenia VAT. Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2024 r., z wyjątkiem części przepisów, które wchodzą w życie w innych terminach. Do końca 2023 roku KSeF jest jeszcze dobrowolny.

Jakie faktury będę musiały być wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur

Obowiązek będzie dotyczyć faktur potwierdzających transakcje między przedsiębiorcami. Nie będzie obejmował jednak sytuacji, kiedy kupującym jest konsument.

W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. ustawa przewiduje możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przez podatników obowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jeżeli:

• dokonywana przez nich sprzedaż jest zwolniona od podatku lub wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku,

• dokonują czynności dokumentowanych fakturami uproszczonymi,

• dokonują czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Czytaj także: Inwentaryzacja w sklepie - o co zadbać przed końcem roku?

Zalety i wady nowego systemu

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur ma wspierać unowocześnienie procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych do tej pory przez przedsiębiorców różnych systemów fakturowych. Ustawodawca uważa, że jednolity standard e-faktury uprości proces dokumentowania transakcji, a także przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację dokumentów, a także raportowania informacji do różnych organów.

Dzięki ujednoliceniu formatu e-faktur czy zoptymalizowaniu ich obiegu przedsiębiorcy wygenerują też pewne oszczędności.

KSeF zapewni także podatnikom większe bezpieczeństwo obrotu dokumentów księgowych. Przedsiębiorca-podatnik będzie mieć pewność, że faktura, którą wystawił, dotarła do kontrahenta i od tej daty będzie się liczyć termin płatności.

Co również istotne dla przedsiębiorców, w ramach ustawy ulegnie skróceniu z 60 do 40 dni podstawowy termin zwrotu podatnikowi VAT nadwyżki podatku naliczonego nad podatkiem należnym, jeśli rozliczenia dokonano przy wykorzystaniu faktury elektronicznej.

O konkretnych wadach systemu jeszcze trudno dyskutować, ale już wiadomo, że przedsiębiorcy zobowiązani do jego stosowania poniosą koszty przeprowadzenia niezbędnych modyfikacji w dotychczasowych systemach fakturujących, aby docelowo były one połączone z KSeF. Ponadto dojdą do tego koszty przeszkolenia pracowników z obsługi KSeF. Niektórzy przedsiębiorcy zdecydują się także na zewnętrzne doradztwo firm księgowych, które będą pomagać w lepszym poznaniu zasad funkcjonowania KSeF oraz w jego wdrożeniu, co oczywiście wiąże się także z dodatkową opłatą.

Szacuje się, że w przypadku w małych i średnich firmach koszty związane z wdrożeniem KSeF będą wynosiły w granicy od 500 zł do 2000 zł¹.

Funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF): Szkolenie

KSeF jeszcze do końca 2023 roku jest systemem dobrowolnym. Warto już teraz się z nim zapoznać, tym bardziej że w IV kwartale tego roku planowana jest jeszcze jego rozbudowa o udostępnienie dokumentacji technicznej do różnych funkcjonalności systemu, w tym do trybu awaryjnego. Ma być też stworzona aplikacja mobilna umożliwiająca wystawianie i dostęp do już wystawionych e-faktur.

Nowe przepisy nakładają też obowiązek elektronizacji obsługi wiążących informacji: WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa) – poprzez rozbudowę i dostosowanie funkcjonujących już systemów informatycznych KAS (e-Urząd Skarbowy, Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych –PUESC). Wszystko to powinno być zintegrowane w nowym KSeF.

Wszystkie potrzebne informacje, a także wersję testową systemu można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/ksef/.

Czytaj także: Ewidencja czasu pracy pracownika - obowiązek każdego przedsiębiorcy

[1] Źródło: https://www.money.pl/gospodarka/koszty-zwiazane-z-wdrozeniem-ksef-w-przedsiebiorstwie-6945647069494016a.html