Papierowe paragony przechodzą do lamusa?

Odkąd ustawodawca przewidział możliwość wystawiania elektronicznych paragonów, opinie na ten temat wyrażają zarówno przedsiębiorcy zobowiązani do rejestrowania zakupów na kasach fiskalnych, jak też klienci, którzy tych zakupów dokonują. Firma Deloitte przeprowadziła w lutym 2023 r. badanie, by sprawdzić, na ile Polacy są otwarci na rezygnację z papierowych paragonów. Czy powinny być wycofane i zastąpione e-paragonami? O obawach i o korzyściach związanych z tą ewentualną zmianą piszemy w poniższym artykule.

Obowiązek wydania paragonu: Podstawa prawna. E-paragon a rozporządzenie

Wymóg wystawienia paragonu fiskalnego jest określony w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, która precyzuje, że „podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

• w postaci papierowej lub

• w postaci elektronicznej, za zgodą nabywcy, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.”

Rozporządzenie doprecyzowuje także, że w przypadku e-paragonu powinien być on przesłany nabywcy „przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych, bez konieczności podawania jego danych osobowych”. Ta wiedza nie jest jednak powszechna. Jak pokazuje raport firmy Deloitte pt. „Otwartość Polaków na e-paragony”[1] podstawową przeszkodą we wdrożeniu e-paragonów jest kwestia poczucia bezpieczeństwa własnych danych – uważa tak 58% ankietowanych.

Co ważne, zgodnie z obowiązującymi przepisami, sprzedawcy nie muszą wydawać e-paragonów i mogą pozostać przy tradycyjnych paragonach.

‍Czytaj także: Czas na PIT 11! Nowe wzory informacji podatkowych

E-paragon w Polsce: jak działa i jak wygląda?

Co to jest e-paragon? E-paragon jest cyfrową formą tradycyjnego papierowego paragonu fiskalnego. Zgodnie z przepisami jest on uznany za pełnoprawny dowód zakupu i zapłaty. Przedsiębiorca wystawia cyfrowy paragon przy pomocy kasy fiskalnej online, a dokument automatycznie trafia do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Czy cyfrowy paragon można wystawić w każdej sytuacji? Ze względu na fakt, że jest on pełnoprawnym uznawanym przez organy podatkowe dokumentem,  można wystawić cyfrowy paragon w każdej sytuacji, w której wymagane jest wystawienie paragonu fiskalnego, a sprzedawca uzyskał zgodę nabywcy na jego wystawienie (np. w momencie zakupu). Przedsiębiorca może wydać e-paragon klientowi poprzez wiadomość SMS, e-mail lub przy pomocy specjalnej aplikacji mobilnej.

Od kiedy e-paragon wszedł do użytku? Możliwość wystawiania e-paragonów zapewnił przedsiębiorcom Pakiet SLIM VAT 3. Zgodnie z jego zapisami możliwość wystawiania cyfrowych paragonów istnieje od 15 września 2023 roku.

Większość konsumentów za e-paragonami

Cytowany powyżej raport pokazuje także, że ponad 70% Polaków jest otwartych na korzystanie z e-paragonów, z czego aż 35% entuzjastycznie podchodzi do tego rozwiązania. Najbardziej przychylną grupą są osoby młode, wykształcone i mieszkające w większych miastach. Na otrzymanie przy kasie w sklepie wyłącznie e-paragonu jest gotowych 55% badanych, jednocześnie wciąż 45% ankietowanych nie chce całkowicie rezygnować z papierowego paragonu. Wśród nich 14% Polaków należy do grupy szczególnie opornych, którzy chcieliby zostać jedynie przy wersji papierowej. Dla 53% ankietowanych niechęć do elektronicznej wersji dokumentu łączy się z koniecznością instalowania w telefonie kolejnej aplikacji, która umożliwiałaby jego otrzymanie.

Można jednak sądzić, że gdy tylko pojawią się rozwiązania pozwalające konsumentom w łatwy, bezpieczny i szybki sposób otrzymywać elektroniczne potwierdzenie zakupu, to ich otwartość na e-paragony będzie rosła. Na razie jako najbardziej pożądane metody otrzymania e-paragonu wskazujemy SMS (27%) oraz aplikację agregującą e-paragony (24%) i e-mail (23%).

‍Czytaj także: Inwentaryzacja w sklepie - o co zadbać przed końcem roku?

E-paragon: Jak wystawić?

Zatem jak wystawić e-paragon? Kasy fiskalne, które służą do wystawiania cyfrowych paragonów to kasy online i kasy wirtualne. Aby wystawienie takiego dokumentu było możliwe, przedsiębiorca powinien więc przede wszystkim dysponować odpowiednim urządzeniem. Kasa powinna także posiadać dostęp do Internetu, a osoba wystawiająca dokumentu musi uzyskać zgodę nabywcy na wystawienie paragonu w cyfrowej formie. Klient może udzielić takiej zgody w momencie zakupu. Przedsiębiorca może zawrzeć także informację o wystawianiu e-paragonów w regulaminie sprzedaży.

Sam sposób wystawienia paragonu zależy od konkretnego urządzenia. Wykonanie takiej czynności nie powinno być jednak źródłem problemów. Zwłaszcza dla osoby, która na co dzień obcowała z tradycyjną kasą fiskalną.

E-paragony z perspektywy przedsiębiorców

Dla przedsiębiorcy elektroniczny dowód zakupu może wprowadzać istotne usprawnienia i oszczędności finansowe. Ta forma eliminuje na przykład konieczność przechowywania dokumentacji w formie papierowej. Wpływa to również na ograniczenie ryzyka zgubienia paragonu. Dokument jest bezpiecznie przechowywany w tzw. chmurze.  Można go też szybko pobrać (po zalogowaniu się do aplikacji) gdy zajdzie taka potrzeba. Jest to również ogromne ułatwienie na przykład w przypadku zwrotu towaru bądź zgłoszenia reklamacji – nie trzeba mieć przy sobie wydruku. E-paragon pozwala dodatkowo na bieżąco sprawdzać zawarte transakcje i kontrolować wydatki. Wystawianie e-paragonów skraca również czasu obsługi kontrahenta.

I jeszcze jedna, równie istotna zaleta tego elektronicznego systemu – to także zadbanie o środowisko naturalne. E-paragony mają wymiar ekologiczny, nie wymagają wycinki lasów i ogromnego zużycia wody potrzebnej do produkcji papieru.

e-Paragony 2.0.

Warto wspomnieć, że resort finansów we wrześniu 2023 r. udostępnił nową aplikację e-Paragony 2.0, która pozwala kupującym na pobranie dowodu zakupu w elektronicznej wersji, a następnie przechowywanie go w formie e-paragonu. Nowe rozwiązanie opiera się na zasadzie dobrowolności. Sprzedawcy, jak wspominano na początku artykułu, nie mają jeszcze obowiązku wystawiania paragonów w formie elektronicznej.

‍Czytaj także: Ewidencja czasu pracy pracownika - obowiązek każdego przedsiębiorcy

[1] Raport Deloitte można pobrać na tej stronie: https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/deloitte-digital/Articles/czy-polacy-chca-korzystac-z-e-paragonow.html

‍