Jak przygotować grafik pracy w sklepie? Poznaj nasze wskazówki
Dobrze przygotowany grafik pracy w sklepie spożywczym to podstawa sprawnego zarządzania placówką handlową. Dla właścicieli sklepów oraz kadry zarządzającej to ogromne wyzwanie – jak pogodzić procesy sprzedaży, uwzględnić wszystkie czynniki oraz zorganizować pracę personelu tak, aby wszyscy byli zadowoleni? Podpowiadamy, w jaki sposób opracować taki grafik dla pracowników.
Każda placówka handlowa, nawet najmniejsza, to organizacja, w której dużo się dzieje. Im większy sklep, tym wyzwań jest więcej. Jednak niezależnie od formatu prowadzonego biznesu warto wdrożyć takie rozwiązania, które usprawnią codzienną pracę i sprawią, że sklep będzie funkcjonał niczym naoliwiona maszyna. Przede wszystkim właściciele sklepów spożywczych powinni uwzględnić w grafiku pracowniczym sezonowość sprzedaży i tzw. kalendarz marketera. Takie święta jak np. Dzień Dziecka, Dzień Kobiet, Walentynki, przedłużony weekend, Boże Narodzenie, Wielkanoc, sezon grillowy czy rozpoczęcie nowego roku szkolnego sprawiają, że w planie dnia muszą być uwzględnione dostawy z tej okazji i zwiększona liczba pracowników – także dodatkowych, jeśli jest taka potrzeba. A to tylko wierzchołek góry potrzeb, jakie powinien uwzględniać odpowiedni grafik pracy w sklepie. Przyjrzyjmy się temu tematowi szczegółowo.
Praca na dwie zmiany a grafik
Zazwyczaj godziny otwarcia placówek spożywczych są długie – najczęściej sklepy są czynne już od wczesnych godzin porannych, np. 6:00 czy 7:00, do późnych godzin wieczornych, np. do 20:00 czy nawet do 22:00. Nie oznacza to, że pracownicy pracują tylko w tych godzinach – zazwyczaj zaczynają wykonywać swoje obowiązki jeszcze przed otwarciem placówki, a jej zamknięcie nie oznacza, że automatycznie kończą pracę. Konieczne jest zatem przygotowanie grafiku pracy, który przewiduje pracę na 2 albo 3 zmiany. Zmiany pracowników powinny być ułożone tak, aby się oni nie przemęczali – warto porozmawiać z każdym z nich i zapytać, które zmiany, poranne czy popołudniowe, bardziej im odpowiadają.
Czytaj także: 5 kroków do zachowania bezpieczeństwa i higieny produktów w sklepie spożywczym
Jak zrobić grafik pracy? Oszacuj liczbę klientów
Planując grafik do pracy w sklepie, uwzględnij natężenie ruchu, czyli przewidywaną liczbę klientów. W dni poprzedzające weekendy i święta klientów jest zdecydowanie więcej niż w inne dni. Zazwyczaj podobna liczba odwiedzających placówki handlowe utrzymuje się od wtorku do czwartku[1]. Warto zatem przygotować się na specjalne okazje, które mogą wiązać się ze zwiększonym ruchem w sklepie, i zawczasu zaplanować miesięczny lub tygodniowy grafik pracy. W takich sytuacjach dobrym rozwiązaniem jest zwiększenie liczby pracowników na jednej zmianie, aby lepiej zarządzić nadmiarem pracy.
Jak ułożyć grafik pracy w sklepie: przeanalizuj dane sprzedażowe i wartość koszyka
Zanim przygotujesz miesięczny lub tygodniowy grafik pracy, sprawdź, jak w wybranym czasie rozkładała się sprzedaż. Na podstawie takich danych możesz wyłapać pewne trendy i sytuacje, które są powtarzalne w branży handlowej. Według tych informacji łatwiej będzie Ci obsadzić personel w sklepie w czasie, kiedy spodziewasz się wzmożonego ruchu, a także zarządzić zaopatrzeniem. Grafik pracy powinien co do godziny uwzględniać daną liczbę pracowników obsługujących kasę, będących na zapleczu i hali sprzedażowej.
Grafik pracy w sklepie spożywczym: zaplanuj urlopy pracowników z wyprzedzeniem
Porozmawiaj z personelem i wspólnie zaplanujcie dłuższe urlopy wypoczynkowe. Wypracuj takie standardy, aby zminimalizować ryzyko nagłych absencji oraz sytuacji, w których podczas nieobecności pracowników pozostała kadra realizuje nadgodziny. To generuje niepotrzebne koszty i wpływa negatywnie na atmosferę pracy. Warto wprowadzić także zasadę dotyczącą limitu osób przebywających na urlopach w tym samym czasie.
Czytaj także: Inwentaryzacja w sklepie - o co zadbać przed końcem roku?
Kodeks pracy a grafik pracy w sklepie: jak opracować go zgodnie z Kodeksem Pracy?
Przystępując do pracy nad grafikiem, weź pod uwagę przepisy, które obowiązują pracodawców. Na przykład w kwestii, kiedy należy przygotować grafik dla pracownika. Zgodnie z Art. 129 § 3 Kodeksu Pracy pracodawca powinien udostępnić pracownikom grafik najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie[2]. Czy grafik pracy jest obowiązkowy? Zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy pracodawca ma obowiązek stworzenia grafiku czasu pracy, jeśli jest to wymagane ze względu na charakter pracy lub organizację.
Im wcześniej go przygotujesz i przekażesz zespołowi, tym więcej czasu Twoi pracownicy będą mieli na zaplanowanie swojego tygodnia czy miesiąca. Na pewno docenią, że układając grafik, bierzesz pod uwagę ich potrzeby i zależy Ci na tym, aby byli zadowoleni z pracy. Dzięki temu zmniejszasz ryzyko częstej rotacji pracowników w swoim zespole.
Grafik pracy a RODO
Przepisy dotyczące RODO nałożyły na pracodawców określone obowiązki w zakresie zabezpieczania, przetwarzania czy udostępniania określonych danych pracowników. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w Ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
Zwolnienie lekarskie a grafik pracy
Zgodnie z zapisami rozporządzenia dotyczącego ochrony danych przetwarzanie danych osobowych dotyczących stanu zdrowia pracownika podlega ograniczeniom. Jeśli grafik jest dostępny dla wszystkich pracowników, pracodawca nie może oznaczyć w nim, że zatrudniony przebywa na zwolnieniu lekarskim. W takich okolicznościach wystarczy zwykłe oznaczenie nieobecności chorego.
Umowa zlecenie a grafik pracy
Umowa zlecenia to forma zatrudnienia, której nie obejmują zapisy Kodeksu Pracy. Aby uniknąć wątpliwości, że wykonywane w ramach zlecenia obowiązki mają cechy stosunku pracy, nie należy umieszczać danych osób zatrudnionych w takiej formie w grafiku.
Czy pracodawca może zmienić grafik kiedy chce?
Czy pracodawca może zmienić grafik bez zgody pracownika? Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracownika o harmonogramie pracy, a nie uzyskanie jego akceptacji. Co do zasady, zatrudniony powinien dostosować się więc do woli pracodawcy. Warto jednak pamiętać, że przy zmianie grafiku bez zgody pracownika pracodawca powinien jasno uzasadnić konieczność zmiany oraz zapewnić zatrudnionemu czas na dostosowanie się do nowego harmonogramu. To, jak rozwiązać konkretną sytuację zależy jednak od okoliczności, powodów zmian czy wcześniejszych ustaleń między stronami.
Z jakim wyprzedzeniem pracodawca może zmienić grafik? Zgodnie z zapisami Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi grafik co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy.
Niesprawiedliwy grafik w pracy
Czasem zdarza się, że niesprawiedliwy grafik w pracy bywa przyczyną konfliktów nie tylko z pracodawcą, ale również między zatrudnionymi. Jak uniknąć dyskryminacji w pracy przez grafik pracy? Oto, jakie działania przełożonych pracownicy najczęściej uznają za niesprawiedliwe:
- Otrzymywanie ponadstandardowej liczby zmian w soboty.
- Otrzymywanie ponadstandardowej liczby zmian w porze nocnej (w przypadku firm, które prowadzą pracę zmianową).
- Tworzenie grafiku, który nie uwzględnia wcześniejszych próśb zatrudnionego. Mogą one dotyczyć np. chęci pracy rano z powodu konieczności odbioru dziecka z placówki edukacyjnej.
Czytaj także: Ewidencja czasu pracy pracownika - obowiązek każdego przedsiębiorcy
[1] https://www.grafikoptymalny.pl/blog/grafik-pracy-w-sklepie-spozywczym-porady/
[2] https://kadromierz.pl/blog/grafik-pracy-w-sklepie-spozywczym-jak-ulozyc/
Podobne artykuły
