Dobrze przygotowany grafik pracy w sklepie spożywczym to podstawa sprawnego zarządzania placówką handlową. Dla właścicieli sklepów oraz kadry zarządzającej to ogromne wyzwanie – jak pogodzić procesy sprzedaży, uwzględnić wszystkie czynniki oraz zorganizować pracę personelu tak, aby wszyscy byli zadowoleni? Podpowiadamy, w jaki sposób opracować taki grafik.

Każda placówka handlowa, nawet najmniejsza, to organizacja, w której dużo się dzieje. Im większy sklep, tym wyzwań jest więcej. Jednak niezależnie od formatu prowadzonego biznesu warto wdrożyć takie rozwiązania, które usprawnią codzienną pracę i sprawią, że sklep będzie funkcjonał niczym naoliwiona maszyna. Przede wszystkim właściciele sklepów spożywczych powinni uwzględnić w grafiku sezonowość sprzedaży i tzw. kalendarz marketera. Takie święta jak np. Dzień Dziecka, Dzień Kobiet, Walentynki, przedłużony weekend, Boże Narodzenie, Wielkanoc, sezon grillowy czy rozpoczęcie nowego roku szkolnego sprawiają, że w planie dnia muszą być uwzględnione dostawy z tej okazji i zwiększona liczba pracowników – także dodatkowych, jeśli jest taka potrzeba. A to tylko wierzchołek góry potrzeb, jakie powinien uwzględniać odpowiedni grafik pracy w sklepie. Przyjrzyjmy się temu tematowi szczegółowo.

Grafik pracy z sklepie: ustal zmiany pracowników

Zazwyczaj godziny otwarcia placówek spożywczych są długie – najczęściej sklepy są czynne już od wczesnych godzin porannych, np. 6:00 czy 7:00, do późnych godzin wieczornych, np. do 20:00 czy nawet do 22:00. Nie oznacza to, że pracownicy pracują tylko w tych godzinach – zazwyczaj zaczynają wykonywać swoje obowiązki jeszcze przed otwarciem placówki, a jej zamknięcie nie oznacza, że automatycznie kończą pracę. W związku z tym zmiany pracowników powinny być ułożone tak, aby się oni nie przemęczali – warto porozmawiać z każdym z nich i zapytać, które zmiany, poranne czy popołudniowe, bardziej im odpowiadają.

Grafik pracy w sklepie: oszacuj liczbę klientów

Planując grafik prac w sklepie uwzględnij natężenie ruchu, czyli przewidywaną liczbę klientów. W dni poprzedzające weekendy i święta klientów jest zdecydowanie więcej niż w inne dni. Zazwyczaj podobna liczba odwiedzających placówki handlowe utrzymuje się od wtorku do czwartku[1]. Warto zatem przygotować się na specjalne okazje, które mogą wiązać się ze zwiększonym ruchem w sklepie, i zawczasu zaplanować grafik pracy. W takich sytuacjach dobrym rozwiązaniem jest zwiększenie liczby pracowników na jednej zmianie, aby lepiej zarządzić nadmiarem pracy.

Grafik pracy w sklepie: przenalizuj dane sprzedażowe i wartość koszyka

Zanim przygotujesz grafik pracy sprawdź, jak w wybranym czasie rozkładała się sprzedaż. Na podstawie takich danych możesz wyłapać pewne trendy i sytuacje, które są powtarzalne w branży handlowej. Według tych informacji łatwiej będzie Ci obsadzić personel w sklepie w czasie, kiedy spodziewasz się wzmożonego ruchu, a także zarządzić zaopatrzeniem. Grafik pracy powinien co do godziny uwzględniać daną liczbę pracowników obsługujących kasę, będących na zapleczu i hali sprzedażowej.  

Grafik pracy w sklepie: zaplanuj urlopy pracowników z wyprzedzeniem

Porozmawiaj z personelem i wspólnie zaplanujcie dłuższe urlopy wypoczynkowe. Wypracuj takie standardy, aby zminimalizować ryzyko nagłych absencji oraz sytuacji, w których podczas nieobecności pracowników pozostała kadra realizuje nadgodziny. To generuje niepotrzebne koszty i wpływa negatywnie na atmosferę pracy. Warto wprowadzić także zasadę dotyczącą limitu osób przebywających na urlopach w tym samym czasie.

Grafik pracy w sklepie: opracuj go zgodnie z Kodeksem Pracy

Przystępując do pracy nad grafikiem weź pod uwagę przepisy, które obowiązują pracodawców. Zgodnie z Art. 129 § 3 Kodeksu Pracy pracodawca powinien udostępnić pracownikom grafik najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie[2]. Im wcześniej go przygotujesz i przekażesz zespołowi, tym więcej czasu Twoi pracownicy będą mieli na zaplanowanie swojego tygodnia czy miesiąca. Na pewno docenią, że układając grafik bierzesz pod uwagę ich potrzeby i zależy Ci na tym, aby byli zadowoleni z pracy. Dzięki temu zmniejszasz ryzyko częstej rotacji pracowników w swoim zespole.

[1] https://www.grafikoptymalny.pl/blog/grafik-pracy-w-sklepie-spozywczym-porady/

[2] https://kadromierz.pl/blog/grafik-pracy-w-sklepie-spozywczym-jak-ulozyc/

‍