Wizyty organów kontroli to dla Ciebie i Twoich pracowników stresujący moment? Nie musi tak być! Sprawdź, jakie są ogólne reguły, obowiązki i prawa przedsiębiorców przed oraz w trakcie inspekcji. Przeczytaj, jakie uprawnienia mają instytucje, które kontrolują przedsiębiorców. Dobre przygotowanie do takiej wizyty to klucz do sukcesu.

Inspekcje organów kontrolnych często wzbudzają niepokój u przedsiębiorców. Jednak odpowiednie przygotowanie sklepu, pracowników oraz dokumentacji przed kontrolą oraz poznanie obowiązków swoich oraz organu kontrolującego, pozwolą na przejście przez ten proces szybko i sprawnie, bez niepotrzebnego stresu.

Jakich inspekcji może się spodziewać przedsiębiorca?

W Polsce przedsiębiorca może spodziewać się kontroli z szeregu instytucji - urzędów, inspekcji oraz służb. Może on zostać poddany kontroli podatkowej, kontroli ZUS oraz kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Dodatkowo każda branża ma typowe dla siebie organy kontrolne. Dla rynku spożywczego są to:

• Państwowa Inspekcja Sanitarna - bezpieczeństwo żywności (w tym znakowanie), materiałów i wyrobów do kontaktów z żywnością oraz kosmetyków;
• Inspekcja Weterynaryjna - jeżeli w sklepach odbywają się procesy obróbki technologicznej mięsa;
• Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa - oznakowanie i zdrowotność warzyw oraz prawidłowość ich zaopatrzenia w paszporty roślin;
• Inspekcja Handlowa - prawidłowość znakowania cen w sklepach, jakość, bezpieczeństwo i oznakowania produktów nieżywnościowych oraz usług;
• Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych - jakość i oznakowanie ryb, mięsa, jajek, miodu, wód mineralnych, produktów rolnictwa ekologicznego, a nawet karmy dla zwierząt.

Zasady przeprowadzania kontroli

Najczęściej inspekcje organów kontroli są zapowiadane – na podstawie zawiadomienia. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia inspekcji. Jeżeli kontrola nie zostanie przeprowadzona w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, do przeprowadzenia takiej wizyty wymagane jest wydanie ponownego dokumentu zawiadamiającego. Co ważne, przedsiębiorca nie może odmówić kontroli – z wyjątkiem sytuacji, gdy w tym samym czasie odbywa się już inna.

Zawiadomienie musi zawierać:

• oznaczenie organu, który będzie przeprowadzał kontrolę,
• datę i miejsce wystawienia,
• oznaczenie przedsiębiorcy, u którego kontrola będzie przeprowadzana,
• wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli,
• imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji^[1].

Możliwe są także wizyty w sklepie bez wcześniejszego powiadomienia - najczęściej dotyczy to tych dokonywanych przez Inspekcję Sanitarną, podczas urzędowych kontroli żywności. W takiej sytuacji Sanepid ma prawo wstępu na teren przedsiębiorstwa o każdej porze. Istnieją także kontrole ustalone z przedsiębiorcą – w związku np. ze złożonym wnioskiem o rozszerzenie działalności sklepu lub z otwarciem nowego lokalu. Inspekcja zawsze odbywa się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności^[2].

Prawa i obowiązki podczas inspekcji - to warto wiedzieć

Kontrolę w sklepie może prowadzić osoba będąca pracownikiem organu kontroli, po okazaniu przedsiębiorcy, albo osobie przez niego upoważnionej, legitymacji służbowej, upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać książkę kontroli (może ona mieć formę papierową lub elektroniczną) oraz upoważnienia i protokoły z przeprowadzanych do tej pory inspekcji. Książka kontroli zawiera wpisy obejmujące: oznaczenie organu sprawdzającego, oznaczenie upoważnienia do kontroli, zakres przedmiotowy przeprowadzanej inspekcji, daty podjęcia i zakończenia^[3]. Podczas wizyty urzędników właściciel sklepu, lub osoba przez niego upoważniona powinna mieć dostęp do wszystkich niezbędnych do okazania w trakcie kontroli dokumentów. W zależności od instytucji kontrolującej mogą to być np. kompletna i aktualna dokumentacja systemu HACCP, faktury i dokumenty dostawy produktów, aktualne badania wody czy etykiety opakowań zbiorczych.

Ustalenia inspekcji dokumentuje się w protokole kontroli. Protokół podpisuje inspektor oraz przedsiębiorca lub upoważniona osoba, w której obecności przeprowadzono kontrolę. Warto szczegółowo zapoznać się z zapisami protokołu. Jeden egzemplarz pozostaje w aktach sprawy, a drugi jest przekazywany kontrolowanemu podmiotowi. Przedsiębiorca może wnieść uwagi do protokołu bezpośrednio lub w formie pisemnej w terminie do 7 dni. Jeżeli w trakcie inspekcji nie stwierdzono nieprawidłowości, wówczas nie jest prowadzone dalsze postępowanie. Jeżeli jednak pojawiły się nieprawidłowości wówczas inspektor wszczyna postępowanie administracyjne, wydając zawiadomienie. W zależności od wyznaczonej tam daty - przedsiębiorca ma od 7 do 14 dni na wyjaśnienia i wypowiedzenie się co do sposobu usunięcia nieprawidłowości. Po otrzymaniu wyjaśnień inspekcja wydaje, w zależności od zakresu nieprawidłowości: decyzję opłatową, decyzję z obowiązkami i terminem ich wykonania lub decyzję o wymierzeniu kary pieniężnej.

Dobre przygotowanie do kontroli to klucz do sukcesu

Warto pamiętać, ze w zdecydowanej większości przypadków działania kontrolne są odpowiednio wcześniej zgłaszane. Przedsiębiorca ma zatem odpowiednio dużo czasu, aby uporządkować swoje dokumenty i odpowiednio się przygotować. Znajomość swoich praw i obowiązków dodatkowo usprawni cały proces.

^[1] biznes.gov.pl, Kontrole w firmie, https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/obowiazki-przedsiebiorcy/chce-przygotowac-sie-do-kontroli-w-firmie/kontrole-w-firmie . Dostęp: 26.02.21.

^[2] biznes.gov.pl, Szczególne zasady przeprowadzania kontroli w firmach, https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/obowiazki-przedsiebiorcy/chce-przygotowac-sie-do-kontroli-w-firmie/szczegolne-zasady-przeprowadzania-kontroli-w-firmach . Dostęp 27.02.21.

^[3] biznes.gov.pl, Kontrole w firmie, https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/obowiazki-przedsiebiorcy/chce-przygotowac-sie-do-kontroli-w-firmie/kontrole-w-firmie . Dostęp: 26.02.21.